2018-09-19

Delegowanie zadań

Przychodzi Ci łatwo, czy trudno?

 

Jeśli delegowanie zdań to Twój chleb powszedni. Jeśli nie masz z tym problemów. Jeśli jesteś zadowolony z rezultatów… To ten tekst nie jest dla Ciebie. Ten artykuł proponuję tym, którzy z delegowaniem mają problem. Chodzi o to, aby uchwycić źródło Twojego oporu przed delegowaniem. A potem… zacząć świadomie delegować: widząc zarówno zalety jak i wady takiego sposobu funkcjonowania.

 

Opór przed delegowaniem

Zazwyczaj opór przed delegowaniem trafia do jednej z poniższych kategorii:

  • oprócz mnie nie ma nikogo kto w ogóle mógłby to zrobić
  • nikt nie zrobi tego tak dobrze (tak sprawnie) jak ja
  • inni też są przeciążeni pracą

Tak naprawdę oznacza to… brak zaufania do potencjalnych wykonawców konkretnego zadania. Przecież Ty też nie urodziłeś się z wiedzą, umiejętnością wykonywania tego zadania. Kiedyś musiałaś się tego nauczyć. Nikt inny nie jest do tego zdolny? Może jednak dasz komuś szansę?

Warunki brzegowe

Mówimy teraz o sytuacji, gdy jesteś przeciążony pracą. Już wyeliminowałaś wszystkie zadania nieistotne. Zostały tylko zadania ważne. Podsumowanie czasu na wypełnienie wszystkich obowiązków pokazuje, że 40 godzin tygodniowo Ci nie wystarczy. Potrzebujesz 50 (może 60) godzin tygodniowo, aby wywiązywać się ze swoich obowiązków.

Opcje:

  • zaciskasz żeby i pracujesz regularnie 50 (60) godzin tygodniowo
  • informujesz swojego przełożonego, że jesteś przeciążona i  prosisz o zabranie części obowiązków
  • delegujesz niektóre zadania do swojego zespołu

Ja najczęściej stosowałem wersję z przełożonym. Miałem zazwyczaj „dobrą pozycję przetargową”, gdyż rzeczywiście robiłem w pracy dużo. Przyjmowałem coraz więcej zadań... i nie narzekałem. Ale, gdy „naczynie się przepełniało” szedłem do szefa z pytaniem z czego mam zrezygnować, bo ”się nie wyrobię”. Nigdy nie usłyszałem, że to mój problem. Może miałem szczęście…

Pytanie do Ciebie brzmi: czy w ogóle próbowałeś rozmawiać ze swoim szefem, że jesteś przeciążony?

Opcji: regularna praca po 50 (60) godzin tygodniowo nie radzę brać pod uwagę. Dodając niespodziewane „wrzutki na już” wpadniesz w wir pracy po 12 godzin dziennie przez 6-7 dni w tygodniu. I skończysz z syndromem wypalenie zawodowego.

Jak delegować?

  1. Sprawdź, które zadania w ogóle możesz delegować (np. z punktu widzenia poufności, polityki firmy, itp.).
  2. Sporządź pełną listę.
  3. Policz ile czasu zaoszczędzisz delegując je wszystkie.

Ostateczny wynik powinien być wyraźny wyższy niż minimum odciążenia, którego potrzebujesz. Będą przecież też koszty:

  1. Czas spędzony na przekazywaniu zadania.
  2. Czas spędzony na udzielaniu wskazówek, odpowiedzi na pytania, itp.
  3. Czas spędzony na sprawdzaniu (przynajmniej na początku) jak zadanie zostało wykonane.

Nie odrzucaj idei, jeśli wychodzi Ci, że na początku musisz zainwestować więcej czasu w przekazywanie zadania niż spędzasz obecnie na jego wykonaniu. To Twoja inwestycja. Teraz (przez jakiś czas) popracujesz więcej, ale potem będziesz zbierać zyski... do końca swoich dni w tej firmie:).

Najważniejsze - i mające wpływ na szacunki „kosztów” – to: komu przekażesz dane zadanie? Idealnie, powinna to być osoba, która:

  1. Lubi taki rodzaj pracy.
  2. Dostrzeże w tym wartość dla siebie (rozwój, zdobycie wiedzy, prestiż, itp.)
  3. Już umie wykonać to zadanie.
  4. Ma wolne „moce przerobowe”.

Jeśli znajdziesz dobrego kandydata, który nie ma czasu – może on część swoich zadań przekaże komuś innemu?

Uwaga: Nie polegaj tylko na swojej ocenie tego „kto się nadaje”. Możesz się mylić. Pytaj swoich współpracowników. Możesz dowiedzieć się o talentach, predyspozycjach, ambicjach, o których nie miałaś pojęcia.

What’s in it for him?

To kluczowe pytanie, które powinieneś sobie zadać zanim zaproponujesz nowe zadanie komuś innemu. Co ona będzie z tego miała? I to wcale nie musi być podwyżka lub awans. Jednak powinno to być coś, co ma wartość dla osoby, której chcesz przekazać zadanie. Nie masz pomysłu? Zapytaj osobę zainteresowaną. Rzecz jasna, nie musisz się zgadzać na każde żądanie. Negocjuj, starając się dociec, co dla danej osoby jest naprawdę ważne.

 

Dodaj komentarz

(e-mail nie będzie publikowany)

Rekomendacje

  • Te ćwiczenia działają i mają ogromny wpływ i na sferę psychiczną i fizyczną. Zmieniło się moje podejście do mojej rodziny. Mam dużo więcej tolerancji i cierpliwości. Wiele rzeczy po prostu zacząłem akceptować a działać tam gdzie faktycznie mam wpływ.

    Marcin

    Uczestnik kursu on-line "Stres przed egzaminem"

  • Bardzo ciekawy warsztat pobudzający do myślenia i zastanowienia się nad emocjami.

    Anna Perzyńska

    Uczestnik warsztatu "Coaching emocji - subiektywny przegląd"

  • Jeśli nie radzi sobie ktoś z emocjami oraz stresem - to szkolenie jest wręcz niezastąpione.

    Uczestnik warsztatu "Stres w pracy. Narzędzia"

  • Przedstawiono kilka konkretnych technik relaksacyjnych.

    Łukasz Wielgus

    Uczestnik warsztatu "Stres przed spotkaniem rekrutacyjnym"

  • Każde doświadczenie i wiedza są cenne. Zawsze warto spróbować. Czasem jedna, mała rzecz prowadzi do dużej zmiany i sprawia, że w końcu jesteśmy szczęśliwi.

    Michał Fijałkowski

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

  • I used to work with Krzysztof on a CRM project for international client. I was a member of his team. He was always ready to help his team as a manager and as a friend. Every day was teaching us how to approach complex tasks to be able to deliver them successfully, how to stretch ourselves to achieve new skills, how to develop existing one. Thanks to him we were able to finish the whole project. I would recommend Krzysztof to anyone.

    Tomasz Filipowicz

    Rekomendacja z LinkedIn

  • To co było dla mnie wartościowe w pracy z Krzysztofem w roli coacha to Jego doświadczenie, otwartość oraz przede wszystkim umiejętność zwrócenia mojej uwagi na aspekty z kategorii „nie wiem, że nie wiem”, których zauważenie bardzo usprawnia działania i realizację celów.

    Tomasz Gajewski

  • Krzysztof was my colleague and mentor for several years, working together frequently and at times on a daily basis. Krzysztof proved to be an incredibly knowledgeable and supportive individual, whose interests and skills went well beyond his working environment, thus making him perfectly suited to enable the organization to strive towards excellence. His integrity and analytic approach, his in depth understanding of business strategy and metrics as well as his commitment and dedication to people development are exemplary and it has been a privilege to learn from him.
    In the context of working together at Microsoft I would like to highlight his leadership in professionalizing project and resource management, creating a fertile ground on which to sow the seeds to later earn the benefits of customer satisfaction and organizational development. 
    I do warmly recommend Krzysztof and would be delighted to work with him at any time.

    Margherita Brodbeck Roth

    Rekomendacja z LinkedIn

  • Krzysztof podchodzi bardzo profesjonalnie do coachingu. Pomógł mi zrozumieć moje słabe i mocne strony oraz określić obszary, nad którymi powinienem pracować. Krzysztof w znakomitej większości wskazywał mi drogę do rozwiązania, do wiedzy a tym samym pozwolił mi wypracować mechanizmy do samodzielnego rozwoju, niż dawał po prostu gotowe odpowiedzi. Współpracę z Krzysztofem uważam za szczególnie wartościową z uwagi na jego umiejętność budowania relacji,  zaangażowanie, doświadczenie biznesowe, wysoką kulturę osobistą i etykę w życiu prywatnym i zawodowym.

    Piotr Oracz

    Dyrektor ds eComerce w Loopa.eu

  • Praca z Krzysztofem pozwoliła mi zrealizować założone cele, dzięki jego doświadczeniu i umiejętności znajdowania problemów, nad którymi warto się pochylić. W trakcie sesji naprowadził mnie na wiele rozwiązań, które wprowadziłem do swojego życia zawodowego. Spotkania przekonały mnie do skuteczności coachingu, kiedy pojawią się kolejne zagadnienia chętnie nad nimi z Krzysztofem popracuję. Szczerze polecam, uważam że Krzysztof pozwala znaleźć "drogę na skróty" do wyznaczonego celu.

    Radosław Nowotniak

  • Pracowałam z Krzysztofem w ramach usług barterowych sesji coachingowych. Każda sesja z Krzysztofem (moja jako klienta coachingu) to ogromna ciekawość. Każda sesja z Krzysztofem przynosi dla mnie nowe odkrycie dotyczące mnie samej. Cenię pracę z Krzysztofem za profesjonalizm, upór, dążenie do celu, bezpośrednie wypowiedzi, dowcip, trafne puenty, trochę "cięty" język, którego czasem mi potrzeba. To mnie motywuje i równocześnie bawi, czyniąc ten czas sesji ciekawym i owocnym. Cenię pracę z Krzysztofem za Jego elementy mentoringu wplecione w sesje. Każdy ma swój własny styl pracy i tak ja widzę styl Krzysztofa. Dziękuję za to.

    Aldona Wierzba

  • I worked with Krzysztof during my CEEHQ years at Microsoft, but we knew each other even before when he worked at MS Poland in the Services unit. Krzystof was a dependable source of knowledge in services delivery subjects, representing a down to earth approach that was based on several years of working in the CEE/PL IT market. His experience, trustworthiness combined with a low temper and a bit of unique flavor made him a great colleague whom I would recommend to any other IT services organization.

    Laszlo Kollar

    Rekomendacja z LinkedIn

  • Świetny doradca, godny pełnego zaufania, o wyjątkowej wiedzy, odpowiedzialny partner. Pracowałem z Krzysztofem 5 lat wliczając w to czas, gdy był moim bezpośrednim przełożonym. Krzysztof sprawdził się zarówno jako odnoszący sukcesy Konsultant, jak i jako Manager. Zawsze chętny do pomocy i będący krok przed Tobą. Cieszę się, że nadal utrzymuję z nim kontakt jako Klient.

    Artur Malinowski

    Solution Architect w firmie Malcan

  • Absolutnie i jednogłośnie: dobrze spożytkowany czas. Wyszłam z lepszym nastawieniem niż się spodziewałam. Nigdy tego nie zapomnę:), jakkolwiek górnolotnie to by nie zabrzmiało. Dziękuję:). 

    Julia Kierebińska

    Uczestnik warsztatu "Jak sobie radzić ze stresem"

  • Jestem doradcą strategicznym z zakresu zarządzania czasem i produktywności dla menedżerów w korporacjach i dużych przedsiębiorstwach. Gdybym miał wskazać osoby, które znacząco przyczyniły się do mojego rozwoju profesjonalnego, Krzysztof Skubis niemalże automatycznie przychodzi mi na myśl. Nasza współpraca rozpoczęła się w Microsoft, gdzie Krzysztof wspierał mnie w rozwoju kompetencji z zakresu zarządzania projektami i rozwiązywaniem trudnych sytuacji z Klientami i w zespole projektowym. Do dziś rozmowy i punkt widzenia Krzysztofa wnoszą wiele do mojego rozwoju i usprawniają projekt "Ogarnij Chaos". Szczególnie cenię Krzysztofa za jego opanowanie i kompleksowe spojrzenie na omawiany problem. Nawet wyjątkowo trudne sytuacje, po analizie z Krzysztofem stają się sprawami do rozwiązania. Bogate doświadczenie zawodowe oraz komunikacja na najwyższym poziomie czynią z niego wyjątkowego partnera w biznesie i mentora. Usługi Krzysztofa Skubisa mogę z czystym sumieniem polecić wszystkim profesjonalistom, którzy szukają konsultanta - praktyka, który stanie się partnerem w ich długoterminowym rozwoju.

    Marcin Kwieciński

    Konsultant produktywności, autor projektu "Ogarnij Chaos"

  • Konkretne informacje, pewność siebie prowadzącego, humor, praktyczna wiedza, prosto i dobrze wyjaśnione.

    Karol Niedzielewski

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

  • To przyjemność być poproszonym o napisanie rekomendacji dla Krzysztofa Skubisa: który był moim Coachem i Mentorem od początku mojej kariery zawodowej kierownika projektu. Miałem szczęście, ponieważ po zatrudnieniu przez Microsoft, właściwie przez przypadek, Krzysztof został moim “Mentorem”. Od pierwszego do ostatniego dnia w Microsofcie mieliśmy comiesięczne spotkania, w czasie których mieliśmy okazję dyskutować i rozpatrywać różne podejścia do prowadzenia projektu jak również różne sposoby rozwiązywania problemów we współpracy z członkami zespołu. Krzysztof jest bacznym obserwatorem, gdy stwierdzi jakiś brak kompetencji związanej z kierowaniem projektami, natychmiast organizuje warsztaty ze światowej klasy guru w tym obszarze. Po pięciu latach mogę o sobie powiedzieć, że jest bardzo efektywnym kierownikiem projektu i mogę z całą pewnością stwierdzić, że jedna z fundamentalnych cegiełek została dołożona przez Krzysztofa. Szczerze polecam Krzysztofa jako coacha nie tylko osobom początkującym, ale również tym, którzy pracują jako kierownicy projektu od dłuższego czasu. Z Krzysztofem będziesz w stanie nauczyć się  robić to lepiej, szybciej i zostać odpowiedzialnym partnerem i członkiem zespołu.

    Grzegorz Chuchra

    Kierownik Projektu / Prezes firmy Predica

  • Nie radzisz sobie z emocjami i stresem? Warto skorzystać. Jedno szkolenie i życie staje się przyjemniejsze.

    Paweł Ciupa

    Uczestnik warsztatu "Stres w pracy. Narzędzia"

  • Zachęciłabym:) Poleciłabym:) Skorzystam ponownie:). Dziękuję.

    Anna Zielińska

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

    przeprowadzonego w ramach ICF Coaching Week 2017 

  • Trudno w kilku zdaniach podsumować sesję z Panem Krzysztofem. To trochę jak podróż w głąb siebie. Potrafi sprawić, że dostrzegamy rzeczy, które wcześniej nie wydawały się wcale takie oczywiste. Bardzo cenne i pouczające doświadczenie. Będę stosować się do wszystkich wskazówek, jakie dostałam podczas naszej sesji, to świetny początek do pracy nad sobą. Dziękuję!

    Anonimowa recenzja gratisowej sesji coachingowej

  • Pozwoli Tobie się zastanowić oraz przeanalizować pewne sytuacje wraz z emocjami, być może pomoże kontrolować. Mi pomogło.

    Uczestnik warsztatu "Stres przed spotkaniem rekrutacyjnym"

  • Życie w corpo może być przyjemne :)

    Piotr M.

    Uczestnik kursu on-line "Stres przed egzaminem"

  • Można spojrzeć w głąb siebie! Garść złotych rad. Bardzo przyjemne ćwiczenia.

    Alicja Kissa

    Uczestnik warsztatu "Stres przed spotkaniem rekrutacyjnym" 

  • Prowadzone w zabawny, lekki i ciekawy sposób warsztaty.

    Tomasz Jakubiak

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

  • Zaskakująco skuteczne prowadzenie warsztatu.

    Beata Śliwkowska

    Uczestnik warsztatu "3 narzędzia do zarządzania emocjami"