Delegowanie zadań

Jeśli delegowanie zadań to Twój chleb powszedni. I nie masz z tym problemów. W dodatku jesteś zadowolony z rezultatów. To ten tekst nie jest dla Ciebie. Ten artykuł proponuję tym, którzy z delegowaniem mają problem. Chodzi o to, aby uchwycić źródło Twojego oporu przed delegowaniem. A potem zacząć świadomie delegować: widząc zarówno zalety jak i wady takiego sposobu funkcjonowania.

Delegowanie zadań? Mam opór

Zazwyczaj opór przed delegowaniem trafia do jednej z poniższych kategorii:

• oprócz mnie nie ma nikogo kto w ogóle mógłby to zrobić
• nikt nie zrobi tego tak dobrze (tak sprawnie) jak ja
• inni też są przeciążeni pracą

Tak naprawdę oznacza to? brak zaufania do potencjalnych wykonawców konkretnego zadania. Przecież Ty też nie urodziłeś się z wiedzą, umiejętnością wykonywania tego zadania. Kiedyś musiałaś się tego nauczyć. Nikt inny nie jest do tego zdolny? Może jednak dasz komuś szansę?

Jaką sytuację rozważamy

Mówimy teraz o sytuacji, gdy jesteś przeciążony pracą. Już wyeliminowałaś wszystkie zadania nieistotne. Zostały tylko zadania ważne. Podsumowanie czasu na wypełnienie wszystkich obowiązków pokazuje, że 40 godzin tygodniowo Ci nie wystarczy. Potrzebujesz 50 (może 60) godzin tygodniowo, aby wywiązywać się ze swoich obowiązków.

Opcje:

• zaciskasz zęby i pracujesz regularnie 50 (60) godzin tygodniowo
• informujesz swojego przełożonego, że jesteś przeciążona i  prosisz o zabranie części obowiązków
• delegujesz niektóre zadania do swojego zespołu

Ja najczęściej stosowałem wersję z przełożonym. Miałem zazwyczaj dobrą pozycję przetargową, gdyż rzeczywiście robiłem w pracy dużo. Przyjmowałem coraz więcej zadań. Nie narzekałem. Ale, gdy naczynie się przepełniało szedłem do szefa z pytaniem z czego mam zrezygnować, bo się nie wyrobię. Nigdy nie usłyszałem, że to mój problem. Może miałem szczęście?

Pytanie do Ciebie brzmi: czy w ogóle próbowałeś rozmawiać ze swoim szefem, że jesteś przeciążony?

Opcji: regularna praca po 50 (60) godzin tygodniowo nie radzę brać pod uwagę. Dodając niespodziewane wrzutki na już wpadniesz w wir pracy po 12 godzin dziennie przez 6-7 dni w tygodniu. I skończysz z syndromem wypalenie zawodowego.

Delegowanie zadań. Jak?

Jak delegować:

1. Sprawdź, które zadania w ogóle możesz delegować (np. z punktu widzenia poufności, polityki firmy, itp.).
2. Sporządź pełną listę.
3. Policz ile czasu zaoszczędzisz delegując je wszystkie.

Ostateczny wynik powinien być wyraźny wyższy niż minimum odciążenia, którego potrzebujesz.

Będą przecież też koszty:

1. Czas spędzony na przekazywaniu zadania.
2. Plus czas spędzony na udzielaniu wskazówek, odpowiedzi na pytania, itp.
3. Plus spędzony na sprawdzaniu (przynajmniej na początku) jak zadanie zostało wykonane.

Nie odrzucaj idei, jeśli wychodzi Ci, że na początku musisz zainwestować więcej czasu w przekazywanie zadania niż spędzasz obecnie na jego wykonaniu. To Twoja inwestycja. Teraz (przez jakiś czas) popracujesz więcej, ale potem będziesz zbierać zyski. Może nawet do końca swoich dni w tej firmie:)

Najważniejsze (i mające wpływ na szacunki kosztów): komu przekażesz dane zadanie? Idealnie, powinna to być osoba, która:

1. Lubi taki rodzaj pracy.
2. Dostrzeże w tym wartość dla siebie (rozwój, zdobycie wiedzy, prestiż, itp.)
3. Już umie wykonać to zadanie.
4. Ma wolne moce przerobowe.

Jeśli znajdziesz dobrego kandydata, który nie ma czasu: może on część swoich zadań przekaże komuś innemu?

Uwaga: Nie polegaj tylko na swojej ocenie tego kto się nadaje. Możesz się mylić. Pytaj swoich współpracowników. Możesz dowiedzieć się o talentach, predyspozycjach, ambicjach, o których nie miałaś pojęcia.

Co on będzie z tego miał?

To kluczowe pytanie, które powinieneś sobie zadać zanim zaproponujesz nowe zadanie komuś innemu. Co ona będzie z tego miała? I to wcale nie musi być podwyżka lub awans. Jednak powinno to być coś, co ma wartość dla osoby, której chcesz przekazać zadanie. Nie masz pomysłu? Zapytaj osobę zainteresowaną. Rzecz jasna, nie musisz się zgadzać na każde żądanie. Negocjuj, starając się dociec, co dla danej osoby jest naprawdę ważne.

Temat delegowania Cię zainteresował? Zajrzyj jeszcze do tekstu: 10 sposobów delegowania. Może zechcesz też przeczytać: Zbyt trudne zadanie i/lub  Zbyt łatwe zadanie.