2016-11-03

Dużo robisz. A co z sensem?

Czy wszystko, co robisz wnosi jakąś wartość?

Niniejszy tekst dedykuję wszystkim, którzy dużo pracują. Szczególnie tym, którzy czują się przytłoczeni nadmiarem obowiązków. Nie chodzi tylko o pracę zawodową – chociaż o pracę też. Zatem: zawsze masz dużo do zrobienia, ciągle brakuje Ci czasu, cały czas martwisz się o to, czy się wyrobisz? Jeśli robisz listę „rzeczy do zrobienia” to lista na koniec dnia często jest dłuższa niż ta, która powstała na początku dnia? Ciągle liczysz na to, że kiedyś „się obrobisz”? Ale jak dotąd – tak się nie dzieje? Jeśli masz odwagę "stanąć w prawdzie" - to ten tekst jest dla Ciebie.

Nigdy sobie tego nie poukładasz

Na początek mam dla Ciebie wiadomość, która Ci się raczej nie spodoba: „nigdy sobie tego nie poukładasz”. Przyjrzyj się teamu bliżej. Od ilu lat myślisz, że „kiedyś się obrobisz” i będzie łatwiej? I co? Jest łatwiej? Nie jest. To na jakiej podstawie sądzisz, że jednak kiedyś będzie łatwiej? Nie będzie. Na pewno nie będzie łatwiej, jeśli czegoś nie zmienisz. I nie chodzi o zmianę rzeczywistości wokół Ciebie – na to masz bardzo ograniczony wpływ. Chodzi o zmianę Twojego podejścia. Jeśli nie zgadzasz się z tą tezą – nie ma sensu abyś czytał /czytała dalej. Szkoda Twojego czasu – masz przecież tyle rzeczy do zrobienia. Czytasz dalej? Pozmagaj się z tezą: „nigdy sobie tego nie poukładam jeśli nic w sobie nie zmienię”. Jeśli jesteś w stanie przyznać, że to - w Twoim przypadku - prawda: zapisz sobie to zdanie i się pod nim podpisz. To ważne. Ten akt pomoże Ci zdecydować się na zmianę, a potem tę zmianę wdrożyć w życie.

Jeśli masz z tym wielki problem - sprawdź, czy nie jesteś niezdrowym perfekcjonistą / perfekcjonistką: Jesteś perfekcjonistą?

Na co mam wpływ?

Jak już śmiało:) zaznaczyłem poprzednio – na rzeczywistość wokół mnie mam ograniczony wpływ. Tzn. owszem, mogę część moich zadań przekazać innym. Ale większości nie mogę, np. szef w pracy nie zgodzi się, aby połowę moich zadań wykonywali inni pracownicy. Podobnie domownicy - nie przejmą nagle połowy moich obowiązków. I nie chodzi o to, czy to ma być połowa, czy może tylko 25%. Ani o to, czy Ci przejmujący moje zadania mają odpowiednie kwalifikacje żeby te zadania przejąć. Takie wątpliwości to kwestie mojego wewnętrznego krytyka, który subtelnie podprowadza do konkluzji: „w obecnych okolicznościach przyrody - i niepowtarzalnych - nic się z tym nie da zrobić”. Otóż, da się! Źródłem poprawy mojej sytuacji ma być moja świadoma postawa wobec różnych zadań.

Wykonujesz mnóstwo zbędnych zadań

Powyższa teza też Ci się pewnie nie podoba. Jednak namawiam Cię do uczciwego przyjrzenia się Twojej liście dzisiejszych zadań. Ile z Twoich zadań jest naprawdę ważnych, ile naprawdę pilnych?

Dość często przyczyną brania na siebie dużej liczby zadań jest pewna bezrefleksyjność, szczególnie dokuczliwa u osób o konstrukcji „działacza” (ang.  doer). Jeśli podejrzewasz u siebie taką „przypadłość” zajrzyj do tekstu: Jesteś DO-erem, czy THINK-erem?

Dygresja na temat produktywności: Osoby, które zajmują się efektywnością pracy nie czynią cudów. Nie powodują swoimi magicznymi sztuczkami, że nagle, w tym samym czasie, przerobisz dwa razy więcej zadań. Owszem, pomogą Ci pozbyć się złych nawyków (np. tzw. multitaskingu, rozpraszaczy: np. sprawdzania co chwilę poczty, zaglądania do Internetu, bo coś Ci się przypomniało, itp.). Ale - tak naprawdę - ci specjaliści oferują pewien system pracy, który pozwala żyć spokojniej: chroni przed ciągłym strachem: „czy ja, w tym nawale zadań, o czymś nie zapomniałem / nie zapomniałam?” Jest to największa korzyść i największy postęp jaki można uzyskać ze współpracy z takimi osobami.

Inną ważną korzyść z takiej współpracy wypracowujesz głównie samodzielnie. Trzeba przyznać, że tacy specjaliści do tego Cię popychają i w tym pomagają. Ale to Ty dokonujesz w sobie tej przemiany. Korzyść, o której piszę to wypracowanie postawy bazującej na priorytetach. Ta postawa zakłada, że „nigdy nie zdołam przerobić wszystkich zadań, które się wokół mnie pojawiają”. innymi słowy: zrobię tyle ile dam radę, ale będą to sprawy najważniejsze. I znowu: jeśli masz duży opór przed przyjęciem tej tezy – nie czytaj dalej dopóki się z nią nie pogodzisz. A jak już się pogodzisz – zapisz sobie i się podpisz. To będzie Twój punkt startowy.

Co robić?

1. Sporządzaj listy swoich wszystkich zadań

Jeśli robisz to codziennie – rób tak dalej. Jeśli nie robisz - zacznij robić. Ale nie stawiaj sobie jako cel, że wszystko, co jest na liście musi być zrobione (w szczególności, nie musi być zrobione dzisiaj). Lista jest po to, aby zobaczyć, co jest potencjalnie do zrobienia.

2. Wyodrębniaj projekty

Bardzo ważny etap. Jeśli coś jest bardzo dużym zadaniem – mam tendencję, aby go unikać, odłożyć. Często przeraża mnie złożoność zadania, czasem prozaicznie wolę zrobić trzy inne zadania (dużo mniejsze), bo będę maił "odhaczone" 3 zadania, a nie jedno:). Takie duże zadanie nazywam projektem i dodaję wtedy jeszcze jedno zadanie (poprzedzające): rozłożyć ten projekt na mniejsze cegiełki. Jeśli masz problem z takim  podejściem zajrzyj do artykułu: Nie lubię projektów - lubię proste zadania.

3.  Klasyfikuj na: ważne i pilne; ważne; pilne; ani ważne, ani pilne;

Sprawy nieważne i niepilne możesz spokojnie odłożyć. Tzn. możesz z nich całkowicie zrezygnować, ale jeśli nie chcesz rezygnować – zapisz je w specjalnym miejscu: „może zrobię to kiedy indziej”.

4.  Decyduj co zrobisz dzisiaj, a co przesuniesz na inny termin

Jeśli masz na dzisiaj zbyt dużo spraw jednocześnie ważnych i pilnych – ustal, które z nich są najważniejsze. Inne odłożysz lub przekażesz komuś do wykonania (np. szefowi).

Uwaga: nie ma co unikać trudnej rozmowy z szefem, że masz za dużo zadań. Przecież i tak się wyda jeśli nie zrobisz wszystkiego co jest „na dzisiaj”. Lepiej z góry powiedzieć o tym szefowi – ma wtedy szansę znaleźć jakieś rozwiązanie. Przy okazji: siedzenie po godzinach pomaga tylko na krótką metę. W dłuższym okresie czasu spowoduje, że przestaniesz się wyrabiać, a zaczniesz popełniać poważne błędy.

Dążę do tego, aby - po pewnym okresie przejściowym - nie mieć zbyt dużo zadań, które są jednocześnie ważne i pilne. Jeśli to się nie zmienia oznacza, że ciągle działam „w trybie strażaka” – wyłącznie gaszę pożary. A jeśli tak jest - to nie mam czasu na zapobieganie pożarom. I jeśli nic z tym nie zrobię – nic się nie zmieni.

5. Sprawdź: czy robisz rzeczy pilne kosztem ważnych?

Bardzo często przyczyną przeciążenia pracą (oprócz robienia rzeczy nieważnych) jest automatyczne ustawienie wyższego priorytetu dla zadań pilnych w porównaniu z zdaniami ważnymi. Namawiam Cię do dużej ostrożności przy takim podejściu. Rzeczy ważne bywają też pracochłonne. Jeśli ważne sprawy ciągle odkładam – sam się wpędzam w sytuację, gdy mam na raz dużo rzeczy jednocześnie ważnych i pilnych.

Tak, jeśli nie ma wyjścia: nie robię rzeczy pilnej, ale za to zrobię rzecz dużo ważniejszą.

 

Uwaga: niezbędne jest, aby w Twoim kalendarzu znalazł się też czas na odpowiednią ilość snu, na odpoczynek, relaks, przyjemności. Bez tego Twój akumulator (nie będąc doładowywany) wkrótce się wyczerpie i nie będziesz w stanie wykonywać nawet tej liczby zadań, którą wykonywałeś / wykonywałaś do tej pory.

Co dalej?

Teraz trzeba już tylko:) konsekwentnie wcielać powyższy pomysł w życie. Dzień po dniu. Codziennie. A wieczorami cieszyć się, że kolejny dzień przebiegł zgodnie z planem. Tak, to może być najtrudniejsza część do wdrożenia. Jeśli tak właśnie uważasz - zajrzyj do tekstu: Jak być konsekwentnym?  

Chcesz wiedzieć więcej?

Zajrzyj do artykułu: Jak zarządzasz swoim czasem?

 

Dodaj komentarz

(e-mail nie będzie publikowany)

Rekomendacje

  • Nieodłącznym elementem każdej dziedziny życia, niezależnie od tego czy dotyczy ona sfery służbowej, czy osobistej, jest projekt. Nawet kupienie „głupiej” żarówki okazuje się być projektem, który należy dobrze zaplanować, aby nie udać się do sklepu na próżno. Mówiąc o projekcie na myśl przychodzi mi nieodłącznie osoba Krzysztofa Skubisa, którego miałem nie tak dawno temu przyjemność poznać podczas warsztatów przygotowanych specjalnie dla pracowników biura Polskiego Związku Szachowego. W pamięci utkwiło mi wiele szczegółów i informacji (w tym pouczająca historia o konsumpcji słonia) pozwalających spojrzeć na niektóre przedsięwzięcia, zdawałoby się z początku nierealne do wykonania, przez zupełnie inny pryzmat. Krzysztof Skubis to profesjonalny pedagog wymagający od swojego interlokutora zarówno dyscypliny, jak i kreatywności. Dzięki niemu i jego wskazówkom czuję się dziś bogatszy o praktyczne narzędzia, które pozwalają mi osiągać sukcesy w pracy i życiu osobistym. Osobom, które notorycznie „gaszą pożary” i nie nadążają przy realizacji swoich projektów mogę z czystym sumieniem polecić fachową pomoc Krzysztofa, od którego dowiesz się również, że z projektu obarczonego wysokim ryzykiem niepowodzenia czasem warto zrezygnować....

     

    Piotr Murdzia

    Sekretarz Generalny i Szef Wyszkolenia Polskiego Związku Szachowego,

    wielokrotny mistrz świata i Europy w rozwiązywaniu zadań szachowych

  • Świetny doradca, godny pełnego zaufania, o wyjątkowej wiedzy, odpowiedzialny partner. Pracowałem z Krzysztofem 5 lat wliczając w to czas, gdy był moim bezpośrednim przełożonym. Krzysztof sprawdził się zarówno jako odnoszący sukcesy Konsultant, jak i jako Manager. Zawsze chętny do pomocy i będący krok przed Tobą. Cieszę się, że nadal utrzymuję z nim kontakt jako Klient.

    Artur Malinowski

    Solution Architect w firmie Malcan

  • To przyjemność być poproszonym o napisanie rekomendacji dla Krzysztofa Skubisa: który był moim Coachem i Mentorem od początku mojej kariery zawodowej kierownika projektu. Miałem szczęście, ponieważ po zatrudnieniu przez Microsoft, właściwie przez przypadek, Krzysztof został moim “Mentorem”. Od pierwszego do ostatniego dnia w Microsofcie mieliśmy comiesięczne spotkania, w czasie których mieliśmy okazję dyskutować i rozpatrywać różne podejścia do prowadzenia projektu jak również różne sposoby rozwiązywania problemów we współpracy z członkami zespołu. Krzysztof jest bacznym obserwatorem, gdy stwierdzi jakiś brak kompetencji związanej z kierowaniem projektami, natychmiast organizuje warsztaty ze światowej klasy guru w tym obszarze. Po pięciu latach mogę o sobie powiedzieć, że jest bardzo efektywnym kierownikiem projektu i mogę z całą pewnością stwierdzić, że jedna z fundamentalnych cegiełek została dołożona przez Krzysztofa. Szczerze polecam Krzysztofa jako coacha nie tylko osobom początkującym, ale również tym, którzy pracują jako kierownicy projektu od dłuższego czasu. Z Krzysztofem będziesz w stanie nauczyć się  robić to lepiej, szybciej i zostać odpowiedzialnym partnerem i członkiem zespołu.

    Grzegorz Chuchra

    Kierownik Projektu / Prezes firmy Predica

  • Jestem doradcą strategicznym z zakresu zarządzania czasem i produktywności dla menedżerów w korporacjach i dużych przedsiębiorstwach. Gdybym miał wskazać osoby, które znacząco przyczyniły się do mojego rozwoju profesjonalnego, Krzysztof Skubis niemalże automatycznie przychodzi mi na myśl. Nasza współpraca rozpoczęła się w Microsoft, gdzie Krzysztof wspierał mnie w rozwoju kompetencji z zakresu zarządzania projektami i rozwiązywaniem trudnych sytuacji z Klientami i w zespole projektowym. Do dziś rozmowy i punkt widzenia Krzysztofa wnoszą wiele do mojego rozwoju i usprawniają projekt "Ogarnij Chaos". Szczególnie cenię Krzysztofa za jego opanowanie i kompleksowe spojrzenie na omawiany problem. Nawet wyjątkowo trudne sytuacje, po analizie z Krzysztofem stają się sprawami do rozwiązania. Bogate doświadczenie zawodowe oraz komunikacja na najwyższym poziomie czynią z niego wyjątkowego partnera w biznesie i mentora. Usługi Krzysztofa Skubisa mogę z czystym sumieniem polecić wszystkim profesjonalistom, którzy szukają konsultanta - praktyka, który stanie się partnerem w ich długoterminowym rozwoju.

    Marcin Kwieciński


    Konsultant produktywności, autor projektu "Ogarnij Chaos"

  • To co było dla mnie wartościowe w pracy z Krzysztofem w roli coacha to Jego doświadczenie, otwartość oraz przede wszystkim umiejętność zwrócenia mojej uwagi na aspekty z kategorii „nie wiem, że nie wiem”, których zauważenie bardzo usprawnia działania i realizację celów.

    Tomasz Gajewski

  • Krzysztof podchodzi bardzo profesjonalnie do coachingu. Pomógł mi zrozumieć moje słabe i mocne strony oraz określić obszary, nad którymi powinienem pracować. Krzysztof w znakomitej większości wskazywał mi drogę do rozwiązania, do wiedzy a tym samym pozwolił mi wypracować mechanizmy do samodzielnego rozwoju, niż dawał po prostu gotowe odpowiedzi. Współpracę z Krzysztofem uważam za szczególnie wartościową z uwagi na jego umiejętność budowania relacji,  zaangażowanie, doświadczenie biznesowe, wysoką kulturę osobistą i etykę w życiu prywatnym i zawodowym.

    Piotr Oracz

    Dyrektor ds eComerce w Loopa.eu

  • Miałem przyjemność uczestniczyć w sesjach coachingu dla zarządu K&K Media Solutions prowadzonych przez Krzysztofa. Jego ogromne doświadczenie i autentyczna chęć pomocy pomagają dojść do ciekawych konkluzji, które traktuje się jako swoje. Zaskakujące było dla mnie to, że wykraczały one poza spodziewany przeze mnie obszar zawodowy.
    Krzysztof otworzył nam oczy na to, co oczywiste, a jednak niezauważalne.

    Jakub Reiter

    Wiceprezes Zarządu K&K Media Solutions

  • Z Panem Krzysztofem, podczas procesu coachingowego, miałem przyjemność pracować  przez pół roku. W tym okresie przepracowaliśmy trzy bloki tematyczne: delegowanie, opór oraz emocje. To, co najbardziej mnie zaskoczyło to wiedza o samym sobie. Praca z Panem Krzysztofem otworzyła mi oczy na pewne kwestie, na które nie zwracałem uwagi, a które miały/mają bardzo duże odzwierciedlenie w jakości wykonywanej przeze mnie pracy. Pan Krzysztof jest świetnym fachowcem – z dużym bagażem doświadczenia, zawsze cennymi radami. Właściwie nie było sytuacji, w których nie miałby gotowego rozwiązania. To, co mówi naprawdę warto wdrożyć i stosować. Najbardziej wartościowe jest wskazanie przez Pana Krzysztofa prawidłowego podział słabszych i silniejszych stron. Dowiedziałem się, że to, co wszyscy postrzegają jako negatyw tak naprawdę może być pozytywem. Ale, aby tak się stało warto stosować się do wskazówek Pana Krzysztofa. Gorąco polecam każdemu, kto pragnie się rozwijać i pracować nad sobą!

    Karol Roguski

    Kierownik Projektu

    Arteria S.A.

  • Współpraca z Krzysztofem pozwala uwierzyć w wiarę we własne możliwości.

    Manager spółki notowanej na GPW

  • Praca z Krzysztofem pozwoliła mi zrealizować założone cele, dzięki jego doświadczeniu i umiejętności znajdowania problemów nad, którymi warto się pochylić. W trakcie sesji naprowadził mnie na wiele rozwiązań, które wprowadziłem do swojego życia zawodowego. Spotkania przekonały mnie do skuteczności coachingu, kiedy pojawią się kolejne zagadnienia chętnie nad nimi z Krzysztofem popracuję. Szczerze polecam, uważam że Krzysztof pozwala znaleźć "drogę na skróty" do wyznaczonego celu.

    Radosław Nowotniak

  • Pracowałam z Krzysztofem w ramach usług barterowych sesji coachingowych. Każda sesja z Krzysztofem (moja jako klienta coachingu) to ogromna ciekawość. Każda sesja z Krzysztofem przynosi dla mnie nowe odkrycie dotyczące mnie samej. Cenię pracę z Krzysztofem za profesjonalizm, upór, dążenie do celu, bezpośrednie wypowiedzi, dowcip, trafne puenty, trochę "cięty" język, którego czasem mi potrzeba. To mnie motywuje i równocześnie bawi, czyniąc ten czas sesji ciekawym i owocnym. Cenię pracę z Krzysztofem za Jego elementy mentoringu wplecione w sesje. Każdy ma swój własny styl pracy i tak ja widzę styl Krzysztofa. Dziękuję za to.

    Aldona Wierzba

  • Konkretne informacje, pewność siebie prowadzącego, humor, praktyczna wiedza, prosto i dobrze wyjaśnione.

     

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

    Karol Niedzielewski

  • Super stosunek do studentów, odpoczynek psychiczny, dużo humoru i rozrywki. GORĄCO POLECAM!

     

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

    Natalia Górecka

  • Fantastyczny warsztat, dynamicznie, z dużą dozą poczucia humoru i świetnie od strony merytorycznej. Na ogromny plus ćwiczenia przeprowadzone podczas warsztatu.

     

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

  • Warto poznać problemy w Komunikacji!

    Uczestnik warsztatu "Podstawy komunikacji".

    Adrian Zduńczyk

  • Skondensowana dawka pożytecznej rzeczy.

    Uczestniczka warsztatu "Podstawy komunikacji"

    Magdalena Kaczyńska

  • Warsztat godny polecenia. Temat bardzo potrzebny w życiu. Narzędzia do natychmiastowego wykorzystania i sprawdzenia, czy działają i jak działają.

    Uczestniczka warsztatu "Coaching emocji - subiektywny przegląd"

    Beata Matys

  • Zaskakująco skuteczne prowadzenie warsztatu.

    Uczestniczka warsztatu "3 narzędzia do zarządzania emocjami"

    Beata Śliwkowska