2015-10-30

Jak być punktualnym...

prawie zawsze?

Często się spóźniasz? Widzisz jak to irytuje innych? Próbowałeś/próbowałaś to zmienić, ale Ci się nie udawało? Poddałeś/poddałaś się już? Czy masz nadal ochotę walczyć? Namawiam Cię do dalszego czytania niezależnie od tego, czy się już poddałeś/poddałaś, czy nadal chcesz walczyć. Co masz do stracenia? 5-10 minut. A może mój pomysł sprawdzi się też w Twoim przypadku?

Ty się spóźniasz, ale nie masz wyjścia? W firmie, w której pracujesz jest tak dużo spotkań, że masz w kalendarzu spotkanie po spotkaniu: „a przecież się nie rozerwiesz”? A kto zapełnia Twój kalendarz „na styk”? Asystent/asystentka? A zakazałeś/zakazałaś takiego procederu? A dlaczego właściwie musisz być na całym spotkaniu? A dlaczego spotkania muszą trwać wielokrotność pół godziny lub nawet wielokrotność godziny? Ciebie zachęcam najpierw do lektury artykułu: http://productivemag.pl/10/nie-lubie-nasiadowek a potem powrót do tego tekstu.

Ty się nie spóźniasz? I masz dość czekania na innych? Słuchania jak bardzo są zajęci (w domyśle "Ty, rzecz jasna, nie masz żadnych zajęć")? Albo lekceważenia Twojego czasu poprzez spóźnianie się bez żadnego usprawiedliwienia – jakby to było oczywiste, że można się spóźniać, bo to żaden problem? Też namawiam Cię do czytania dalej. Jest szansa, że podsuniesz „spóźnialskim” pomysł jak mogą sobie z problemem spóźniania radzić. Ale może też znajdziesz sposób na to jak nie marnować czasu, gdy inni się spóźniają.

Komu nie polecam swojego tekstu? Osobom, które spóźniają się specjalnie, aby „zrobić wrażenie”, przyciągnąć uwagę. Proponuję podejście, które pozwala wyeliminować spóźnianie niezamierzone. O ile zechcesz podjąć wysiłek, aby proponowaną metodę zastosować.

Dygresja: Sam spóźniam się bardzo rzadko - stosuję swoją metodę w praktyce:). Ale wyznaję zasadę, że na spotkania towarzyskie w domu/mieszkaniu osób zapraszających przychodzę z lekkim (ok. 5. minutowym) spóźnieniem. Chodzi o to żeby dać gospodarzom ekstra 5 minut na dokończenie przygotowań. Nigdy nie przychodzę na takie spotkania przed czasem.

Dlaczego ludzie się spóźniają?

Byłem osobą (już nie jestem), którą niezmiernie irytowało, gdy inni się spóźniali. Zawsze wyliczałem ile to czasu zostało zmarnowane: np. 20 osób czekało 7 minut na jedną osobę - daje to razem 140 minut straconego czasu. Uważałem spóźnianie się za przejaw braku szacunku dla innych osób w tym dla mnie. Ktoś kto się spóźnia - mówi (tak wtedy myślałem): „ja jestem bardziej zajęty do Ciebie, czyli jestem ważniejszy”. Zdarzyło mi się nawet odczekać aż permanentny "spóźnialski" dotrze na nasze spotkanie (dużo się spóźnił - po raz kolejny - mimo, że jasno mu powiedziałem jak ważna jest dla mnie punktualność) i, w tym momencie, demonstracyjnie wyjść. Gdy ja prowadziłem spotkania – zaczynałem punktualnie nie czekając na spóźnialskich, nawet, gdy były to „bardzo ważne osoby”. Ale gdy spóźniał się prelegent – nie było rady: trzeba było czekać i „marnować czas”. Brzmi znajomo? Witaj w klubie.

Teraz uważaj: ogromna większość permanentnych „spoźniaczy” nie chce się spóźniać. Oni nienawidzą się spóźniać, nie lubią się tłumaczyć, nie lubią tych pełnych potępienia porozumiewawczych spojrzeń: „znowu się spóźnił/spóźniła”. Chcą coś zmienić, ale nie potrafią. Często głęboko wierzą, że mają tyle zajęć iż po prostu „nie mają innego wyjścia”. Tak, wiem. Myślenie w stylu „ja mam tyle na głowie” nie jest  żadnym usprawiedliwieniem. Zgoda. Ale Ci „spóźniacze” nie widzą wyjścia ze swojej sytuacji. Nawet, gdy wprowadzą priorytety to nadal „brakuje im na wszystko czasu”. Więc muszą na czymś ten czas zaoszczędzić. I na czym oszczędzają? Na czasie dojazdu, dojścia do miejsca spotkania. Bo uważają ten czas za stracony/zmarnowany. Trzeba gdzieś dotrzeć, trzeba stamtąd wrócić: razem np. 1,5 godziny. Zmarnowane? Zmarnowane.

„W poszukiwaniu straconego czasu”

Istota mojego pomysłu opiera się na odzyskiwaniu „czasu straconego na dojazdy”. Z góry planuję sobie kilka opcji na czas dojazdu na spotkanie i powrotu ze spotkania. W moim wypadku są to:

  1. Interesująca książka.
  2. Ciekawy audiobook.
  3. Fajny film (skopiowany na smartfona).
  4. Przegląd poczty elektronicznej na smartfonie (odpowiedzi na niektóre wiadomości).
  5. Przegląd mojego kalendarza.
  6. Przegląd zadań.
  7. Telefoniczne rozmowy biznesowe.
  8. Rozmowy telefoniczne z bliskimi.
  9. Ćwiczenia umysłowe (np. powtórka z wiedzy, medytacja, przemyślenie jakiegoś problemu).
  10. Ćwiczenia fizyczne: np. oddechowe, rozluźniające, itp.

Itd. Na pewno masz już swoje pomysły, których ja nie uwzględniłem.

Rzecz jasna nie wszystkie opcje są dostępne w każdych okolicznościach. Inne są dostępne, gdy podróżuję własnym samochodom, inne, gdy środkami komunikacji miejskiej. Inne, gdy jadę sam, a inne, gdy jadę w towarzystwie. Inne, gdy w autobusie siedzę, a inne, gdy stoję. Itd.

Co więc robię? Przed podróżą (nawet krótką) przygotowują sobie kilka tych opcji, które będą dostępne w tej konkretnej podróży.

Odpowiedzialne umawianie się na spotkanie

Odpowiedzialne umawianie się na spotkana jest warunkiem koniecznym (choć niewystarczającym) tego, aby być punktualnym. Co znaczy „odpowiedzialne umawianie się”? Dla mnie oznacza, że gdy się z kimś umawiam na spotkanie to w czasie takiej rozmowy od razu sprawdzam w swoim kalendarzu, jakie terminy mi odpowiadają. Nawet jeśli jest to rozmowa przez telefon – przełączam rozmówcę w tryb głośnomówiący i otwieram swój kalendarz na smartfonie. Umawiając się na spotkanie od razu ustalam ile będzie trwało i gdzie ma się odbyć. Biorę pod uwagę czas dojazdu na spotkanie i czas powrotu ze spotkania.

1. Otwieram swój kalendarz.

2. Ustalam z rozmówcą ile będzie trwało spotkanie.

3. Pytam rozmówcę o preferencje, co do terminu – porównuję ze swoim kalendarzem.

Niektóre propozycje natychmiast wykluczam, gdy kolidują np. z innymi spotkaniami. Inne uzależniam od miejsca spotkania – biorę pod uwagę czas dojazdu (plus 15 minut „bufora czasowego”) z miejsca gdzie będę przed spotkaniem, o którym mówimy, ale również czas dojazdu do miejsca następnego spotkania (plus 15 minut „bufora”).

Upieram się (wewnętrznie) przy „buforze czasowym” z trzech względów.

Po pierwsze: Każde spotkanie może się troszkę przedłużyć – warto mieć chwilę czasu, aby je chociaż podsumować i zdecydować, co dalej (np. umówić się na kolejne spotkanie).

Po drugie: Potrzebuję trochę czasu, aby przygotować sobie zajęcia/pomysły na czas dojazdu.

Po trzecie: Moje szacunki czasu dojazdu mogą się nie sprawdzić – np. korki będę większe niż zwykle.

4. Pytam rozmówcę o preferencje, co do miejsca – porównuję z lokalizacją mojego poprzedniego spotkania w danym dniu, ale też z lokalizacją mojego następnego spotkania.

Ustalamy wspólnie taką lokalizację, która pozwala mi punktualnie dotrzeć na właśnie umawiane spotkanie (muszę mieć też „bufor czasowy”), ale również punktualnie dotrzeć na kolejne spotkanie (tu też muszę mieć „bufor”). Jeśli - z powodu preferencji mojego rozmówcy - nie możemy znaleźć lokalizacji, która spełnia powyższe warunek: szukamy innego terminu.

5. Wpisując w kalendarzu alarm/przypominajkę związaną z umawianym obecnie spotkaniem na godzinę związaną z końcem poprzedniego spotkania.

6. Koryguję alarm/przypominajkę związaną z następnym spotkaniem – ustawiam na godzinę związaną z zakończeniem obecnie umawianego spotkania.

Jeśli umawiam się na spotkanie w  termin, gdy wcześniej nie mam spotkania – ustawiam wstępny alarm/przypominajkę uwzględniając czas dojazdu z mojego domu lub biura (plus 15 minut bufora). Będąc przy komputerze sprawdzam przewidywany czas dojazdu zarówno samochodem https://www.google.pl/maps/ jak i komunikacją miejską: http://warszawa.jakdojade.pl/. W obydwu przypadkach sprawdzam przewidywany czas dojazdu w dniu i godzinie spotkania. Wybieram ten środek komunikacji, który wskazuje krótszy czas dojazdu.

Jak wyjść z domu (lub biura) o zaplanowanej porze?

Podsumowując: umawiam się na spotkania odpowiedzialnie, mam wpisane w kalendarz alarmy/przypominajki uwzględniające czas dojazdu na spotkanie (plus 15 minut bufora czasowego). Niestety to nie wystarcza. Teraz muszę być konsekwentny we wdrożeniu tego planu w życie. I wiele osób na tym etapie się wykłada. Ja raczej tego nie robię – stosuję następujące reguły.

1. Alarm/przypominajka jest „przerwaniem niemaskowalnym”.

Gdy słyszę/widzę ten alarm - wiem, że czas zakończyć pracę nad tym nad czym właśnie pracowałem. Jeśli jest to np. dokument – kończę zdanie, dodaję krótką notatkę, co jeszcze w dokumencie powinienem zrobić, zapisuję wynik mojej pracy.

2. Przygotowuję listę pomysłów na podróż.

Uwaga: Nie realizuję żadnych pomysłów na to, co jeszcze mogę zrobić w domu lub biurze przed wyjściem (z wyjątkiem tych, które zajmują nie więcej niż jedną minutę). Wszystkie inne pomysły zapisuję na karteczce, która kładę w widocznym miejscu – zrobię to, gdy wrócę ze spotkania. A więc: „dosypać kotom karmy do misek” - robię, „opróżnić zmywarkę” – zapisuję na listę, „podlać kwiaty” – zapisuję na listę”, „wysłać maila do kolegi” – zapisuję na listę.

3. Zabieram ze sobą narzędzia do realizacji pomysłów na podróż.

Np. przegranie filmu na smartfona może zająć kilka minut.

4. Jeśli nie byłem jeszcze na miejscu spotkania – sprawdzam jak tam dojechać.

Przygotowuję sobie „plan awaryjny” gdyby zawiódł mój smartfon lub inne narzędzie, które ma mnie doprowadzić do celu. Np. drukuję mapkę okolicy, w której będzie spotkanie.

5. Wychodzę spokojny – z „bufora czasowego” zużyłem 5-10 minut (jeszcze 5-10 minut mam w zapasie).

Co robić, gdy jestem za wcześnie (lub inni się spóźniają)?

Ja korzystam z opcji, które przygotowałem na czas podróży.

Inne pomysły

Masz inny pomysł na punktualność? Podziel się, proszę, ze mną i innymi czytelnikami tego tekstu.

 

PS.

Jeśli zechcesz - możesz dostawać e-mailem wiadomości o moich nowych tekstach. Wystarczy, że się zapiszesz:  http://www.skris.pl/Prenumerata.htm. Dla prenumeratorów przewidziałem bonus: plik excelowy do długofalowej pracy z "kołem życia". Nie wiesz o co chodzi w "kole życia"? Przeczytaj: http://www.skris.pl/kolo-zycia/.

Dodaj komentarz

(e-mail nie będzie publikowany)

Rekomendacje

  • Te ćwiczenia działają i mają ogromny wpływ i na sferę psychiczną i fizyczną. Zmieniło się moje podejście do mojej rodziny. Mam dużo więcej tolerancji i cierpliwości. Wiele rzeczy po prostu zacząłem akceptować a działać tam gdzie faktycznie mam wpływ.

    Marcin

    Uczestnik kursu on-line "Stres przed egzaminem"

  • Bardzo ciekawy warsztat pobudzający do myślenia i zastanowienia się nad emocjami.

    Anna Perzyńska

    Uczestnik warsztatu "Coaching emocji - subiektywny przegląd"

  • Jeśli nie radzi sobie ktoś z emocjami oraz stresem - to szkolenie jest wręcz niezastąpione.

    Uczestnik warsztatu "Stres w pracy. Narzędzia"

  • Przedstawiono kilka konkretnych technik relaksacyjnych.

    Łukasz Wielgus

    Uczestnik warsztatu "Stres przed spotkaniem rekrutacyjnym"

  • Każde doświadczenie i wiedza są cenne. Zawsze warto spróbować. Czasem jedna, mała rzecz prowadzi do dużej zmiany i sprawia, że w końcu jesteśmy szczęśliwi.

    Michał Fijałkowski

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

  • I used to work with Krzysztof on a CRM project for international client. I was a member of his team. He was always ready to help his team as a manager and as a friend. Every day was teaching us how to approach complex tasks to be able to deliver them successfully, how to stretch ourselves to achieve new skills, how to develop existing one. Thanks to him we were able to finish the whole project. I would recommend Krzysztof to anyone.

    Tomasz Filipowicz

    Rekomendacja z LinkedIn

  • To co było dla mnie wartościowe w pracy z Krzysztofem w roli coacha to Jego doświadczenie, otwartość oraz przede wszystkim umiejętność zwrócenia mojej uwagi na aspekty z kategorii „nie wiem, że nie wiem”, których zauważenie bardzo usprawnia działania i realizację celów.

    Tomasz Gajewski

  • Krzysztof was my colleague and mentor for several years, working together frequently and at times on a daily basis. Krzysztof proved to be an incredibly knowledgeable and supportive individual, whose interests and skills went well beyond his working environment, thus making him perfectly suited to enable the organization to strive towards excellence. His integrity and analytic approach, his in depth understanding of business strategy and metrics as well as his commitment and dedication to people development are exemplary and it has been a privilege to learn from him.
    In the context of working together at Microsoft I would like to highlight his leadership in professionalizing project and resource management, creating a fertile ground on which to sow the seeds to later earn the benefits of customer satisfaction and organizational development. 
    I do warmly recommend Krzysztof and would be delighted to work with him at any time.

    Margherita Brodbeck Roth

    Rekomendacja z LinkedIn

  • Krzysztof podchodzi bardzo profesjonalnie do coachingu. Pomógł mi zrozumieć moje słabe i mocne strony oraz określić obszary, nad którymi powinienem pracować. Krzysztof w znakomitej większości wskazywał mi drogę do rozwiązania, do wiedzy a tym samym pozwolił mi wypracować mechanizmy do samodzielnego rozwoju, niż dawał po prostu gotowe odpowiedzi. Współpracę z Krzysztofem uważam za szczególnie wartościową z uwagi na jego umiejętność budowania relacji,  zaangażowanie, doświadczenie biznesowe, wysoką kulturę osobistą i etykę w życiu prywatnym i zawodowym.

    Piotr Oracz

    Dyrektor ds eComerce w Loopa.eu

  • Praca z Krzysztofem pozwoliła mi zrealizować założone cele, dzięki jego doświadczeniu i umiejętności znajdowania problemów, nad którymi warto się pochylić. W trakcie sesji naprowadził mnie na wiele rozwiązań, które wprowadziłem do swojego życia zawodowego. Spotkania przekonały mnie do skuteczności coachingu, kiedy pojawią się kolejne zagadnienia chętnie nad nimi z Krzysztofem popracuję. Szczerze polecam, uważam że Krzysztof pozwala znaleźć "drogę na skróty" do wyznaczonego celu.

    Radosław Nowotniak

  • Pracowałam z Krzysztofem w ramach usług barterowych sesji coachingowych. Każda sesja z Krzysztofem (moja jako klienta coachingu) to ogromna ciekawość. Każda sesja z Krzysztofem przynosi dla mnie nowe odkrycie dotyczące mnie samej. Cenię pracę z Krzysztofem za profesjonalizm, upór, dążenie do celu, bezpośrednie wypowiedzi, dowcip, trafne puenty, trochę "cięty" język, którego czasem mi potrzeba. To mnie motywuje i równocześnie bawi, czyniąc ten czas sesji ciekawym i owocnym. Cenię pracę z Krzysztofem za Jego elementy mentoringu wplecione w sesje. Każdy ma swój własny styl pracy i tak ja widzę styl Krzysztofa. Dziękuję za to.

    Aldona Wierzba

  • I worked with Krzysztof during my CEEHQ years at Microsoft, but we knew each other even before when he worked at MS Poland in the Services unit. Krzystof was a dependable source of knowledge in services delivery subjects, representing a down to earth approach that was based on several years of working in the CEE/PL IT market. His experience, trustworthiness combined with a low temper and a bit of unique flavor made him a great colleague whom I would recommend to any other IT services organization.

    Laszlo Kollar

    Rekomendacja z LinkedIn

  • Świetny doradca, godny pełnego zaufania, o wyjątkowej wiedzy, odpowiedzialny partner. Pracowałem z Krzysztofem 5 lat wliczając w to czas, gdy był moim bezpośrednim przełożonym. Krzysztof sprawdził się zarówno jako odnoszący sukcesy Konsultant, jak i jako Manager. Zawsze chętny do pomocy i będący krok przed Tobą. Cieszę się, że nadal utrzymuję z nim kontakt jako Klient.

    Artur Malinowski

    Solution Architect w firmie Malcan

  • Absolutnie i jednogłośnie: dobrze spożytkowany czas. Wyszłam z lepszym nastawieniem niż się spodziewałam. Nigdy tego nie zapomnę:), jakkolwiek górnolotnie to by nie zabrzmiało. Dziękuję:). 

    Julia Kierebińska

    Uczestnik warsztatu "Jak sobie radzić ze stresem"

  • Jestem doradcą strategicznym z zakresu zarządzania czasem i produktywności dla menedżerów w korporacjach i dużych przedsiębiorstwach. Gdybym miał wskazać osoby, które znacząco przyczyniły się do mojego rozwoju profesjonalnego, Krzysztof Skubis niemalże automatycznie przychodzi mi na myśl. Nasza współpraca rozpoczęła się w Microsoft, gdzie Krzysztof wspierał mnie w rozwoju kompetencji z zakresu zarządzania projektami i rozwiązywaniem trudnych sytuacji z Klientami i w zespole projektowym. Do dziś rozmowy i punkt widzenia Krzysztofa wnoszą wiele do mojego rozwoju i usprawniają projekt "Ogarnij Chaos". Szczególnie cenię Krzysztofa za jego opanowanie i kompleksowe spojrzenie na omawiany problem. Nawet wyjątkowo trudne sytuacje, po analizie z Krzysztofem stają się sprawami do rozwiązania. Bogate doświadczenie zawodowe oraz komunikacja na najwyższym poziomie czynią z niego wyjątkowego partnera w biznesie i mentora. Usługi Krzysztofa Skubisa mogę z czystym sumieniem polecić wszystkim profesjonalistom, którzy szukają konsultanta - praktyka, który stanie się partnerem w ich długoterminowym rozwoju.

    Marcin Kwieciński

    Konsultant produktywności, autor projektu "Ogarnij Chaos"

  • Konkretne informacje, pewność siebie prowadzącego, humor, praktyczna wiedza, prosto i dobrze wyjaśnione.

    Karol Niedzielewski

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

  • To przyjemność być poproszonym o napisanie rekomendacji dla Krzysztofa Skubisa: który był moim Coachem i Mentorem od początku mojej kariery zawodowej kierownika projektu. Miałem szczęście, ponieważ po zatrudnieniu przez Microsoft, właściwie przez przypadek, Krzysztof został moim “Mentorem”. Od pierwszego do ostatniego dnia w Microsofcie mieliśmy comiesięczne spotkania, w czasie których mieliśmy okazję dyskutować i rozpatrywać różne podejścia do prowadzenia projektu jak również różne sposoby rozwiązywania problemów we współpracy z członkami zespołu. Krzysztof jest bacznym obserwatorem, gdy stwierdzi jakiś brak kompetencji związanej z kierowaniem projektami, natychmiast organizuje warsztaty ze światowej klasy guru w tym obszarze. Po pięciu latach mogę o sobie powiedzieć, że jest bardzo efektywnym kierownikiem projektu i mogę z całą pewnością stwierdzić, że jedna z fundamentalnych cegiełek została dołożona przez Krzysztofa. Szczerze polecam Krzysztofa jako coacha nie tylko osobom początkującym, ale również tym, którzy pracują jako kierownicy projektu od dłuższego czasu. Z Krzysztofem będziesz w stanie nauczyć się  robić to lepiej, szybciej i zostać odpowiedzialnym partnerem i członkiem zespołu.

    Grzegorz Chuchra

    Kierownik Projektu / Prezes firmy Predica

  • Nie radzisz sobie z emocjami i stresem? Warto skorzystać. Jedno szkolenie i życie staje się przyjemniejsze.

    Paweł Ciupa

    Uczestnik warsztatu "Stres w pracy. Narzędzia"

  • Zachęciłabym:) Poleciłabym:) Skorzystam ponownie:). Dziękuję.

    Anna Zielińska

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

    przeprowadzonego w ramach ICF Coaching Week 2017 

  • Trudno w kilku zdaniach podsumować sesję z Panem Krzysztofem. To trochę jak podróż w głąb siebie. Potrafi sprawić, że dostrzegamy rzeczy, które wcześniej nie wydawały się wcale takie oczywiste. Bardzo cenne i pouczające doświadczenie. Będę stosować się do wszystkich wskazówek, jakie dostałam podczas naszej sesji, to świetny początek do pracy nad sobą. Dziękuję!

    Anonimowa recenzja gratisowej sesji coachingowej

  • Pozwoli Tobie się zastanowić oraz przeanalizować pewne sytuacje wraz z emocjami, być może pomoże kontrolować. Mi pomogło.

    Uczestnik warsztatu "Stres przed spotkaniem rekrutacyjnym"

  • Życie w corpo może być przyjemne :)

    Piotr M.

    Uczestnik kursu on-line "Stres przed egzaminem"

  • Można spojrzeć w głąb siebie! Garść złotych rad. Bardzo przyjemne ćwiczenia.

    Alicja Kissa

    Uczestnik warsztatu "Stres przed spotkaniem rekrutacyjnym" 

  • Prowadzone w zabawny, lekki i ciekawy sposób warsztaty.

    Tomasz Jakubiak

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

  • Zaskakująco skuteczne prowadzenie warsztatu.

    Beata Śliwkowska

    Uczestnik warsztatu "3 narzędzia do zarządzania emocjami"