2015-10-30

Jak być punktualnym...

prawie zawsze?

Często się spóźniasz? Widzisz jak to irytuje innych? Próbowałeś/próbowałaś to zmienić, ale Ci się nie udawało? Poddałeś/poddałaś się już? Czy masz nadal ochotę walczyć? Namawiam Cię do dalszego czytania niezależnie od tego, czy się już poddałeś/poddałaś, czy nadal chcesz walczyć. Co masz do stracenia? 5-10 minut. A może mój pomysł sprawdzi się też w Twoim przypadku?

Ty się spóźniasz, ale nie masz wyjścia? W firmie, w której pracujesz jest tak dużo spotkań, że masz w kalendarzu spotkanie po spotkaniu: „a przecież się nie rozerwiesz”? A kto zapełnia Twój kalendarz „na styk”? Asystent/asystentka? A zakazałeś/zakazałaś takiego procederu? A dlaczego właściwie musisz być na całym spotkaniu? A dlaczego spotkania muszą trwać wielokrotność pół godziny lub nawet wielokrotność godziny? Ciebie zachęcam najpierw do lektury artykułu: http://productivemag.pl/10/nie-lubie-nasiadowek a potem powrót do tego tekstu.

Ty się nie spóźniasz? I masz dość czekania na innych? Słuchania jak bardzo są zajęci (w domyśle "Ty, rzecz jasna, nie masz żadnych zajęć")? Albo lekceważenia Twojego czasu poprzez spóźnianie się bez żadnego usprawiedliwienia – jakby to było oczywiste, że można się spóźniać, bo to żaden problem? Też namawiam Cię do czytania dalej. Jest szansa, że podsuniesz „spóźnialskim” pomysł jak mogą sobie z problemem spóźniania radzić. Ale może też znajdziesz sposób na to jak nie marnować czasu, gdy inni się spóźniają.

Komu nie polecam swojego tekstu? Osobom, które spóźniają się specjalnie, aby „zrobić wrażenie”, przyciągnąć uwagę. Proponuję podejście, które pozwala wyeliminować spóźnianie niezamierzone. O ile zechcesz podjąć wysiłek, aby proponowaną metodę zastosować.

Dygresja: Sam spóźniam się bardzo rzadko - stosuję swoją metodę w praktyce:). Ale wyznaję zasadę, że na spotkania towarzyskie w domu/mieszkaniu osób zapraszających przychodzę z lekkim (ok. 5. minutowym) spóźnieniem. Chodzi o to żeby dać gospodarzom ekstra 5 minut na dokończenie przygotowań. Nigdy nie przychodzę na takie spotkania przed czasem.

Dlaczego ludzie się spóźniają?

Byłem osobą (już nie jestem), którą niezmiernie irytowało, gdy inni się spóźniali. Zawsze wyliczałem ile to czasu zostało zmarnowane: np. 20 osób czekało 7 minut na jedną osobę - daje to razem 140 minut straconego czasu. Uważałem spóźnianie się za przejaw braku szacunku dla innych osób w tym dla mnie. Ktoś kto się spóźnia - mówi (tak wtedy myślałem): „ja jestem bardziej zajęty do Ciebie, czyli jestem ważniejszy”. Zdarzyło mi się nawet odczekać aż permanentny "spóźnialski" dotrze na nasze spotkanie (dużo się spóźnił - po raz kolejny - mimo, że jasno mu powiedziałem jak ważna jest dla mnie punktualność) i, w tym momencie, demonstracyjnie wyjść. Gdy ja prowadziłem spotkania – zaczynałem punktualnie nie czekając na spóźnialskich, nawet, gdy były to „bardzo ważne osoby”. Ale gdy spóźniał się prelegent – nie było rady: trzeba było czekać i „marnować czas”. Brzmi znajomo? Witaj w klubie.

Teraz uważaj: ogromna większość permanentnych „spoźniaczy” nie chce się spóźniać. Oni nienawidzą się spóźniać, nie lubią się tłumaczyć, nie lubią tych pełnych potępienia porozumiewawczych spojrzeń: „znowu się spóźnił/spóźniła”. Chcą coś zmienić, ale nie potrafią. Często głęboko wierzą, że mają tyle zajęć iż po prostu „nie mają innego wyjścia”. Tak, wiem. Myślenie w stylu „ja mam tyle na głowie” nie jest  żadnym usprawiedliwieniem. Zgoda. Ale Ci „spóźniacze” nie widzą wyjścia ze swojej sytuacji. Nawet, gdy wprowadzą priorytety to nadal „brakuje im na wszystko czasu”. Więc muszą na czymś ten czas zaoszczędzić. I na czym oszczędzają? Na czasie dojazdu, dojścia do miejsca spotkania. Bo uważają ten czas za stracony/zmarnowany. Trzeba gdzieś dotrzeć, trzeba stamtąd wrócić: razem np. 1,5 godziny. Zmarnowane? Zmarnowane.

„W poszukiwaniu straconego czasu”

Istota mojego pomysłu opiera się na odzyskiwaniu „czasu straconego na dojazdy”. Z góry planuję sobie kilka opcji na czas dojazdu na spotkanie i powrotu ze spotkania. W moim wypadku są to:

  1. Interesująca książka.
  2. Ciekawy audiobook.
  3. Fajny film (skopiowany na smartfona).
  4. Przegląd poczty elektronicznej na smartfonie (odpowiedzi na niektóre wiadomości).
  5. Przegląd mojego kalendarza.
  6. Przegląd zadań.
  7. Telefoniczne rozmowy biznesowe.
  8. Rozmowy telefoniczne z bliskimi.
  9. Ćwiczenia umysłowe (np. powtórka z wiedzy, medytacja, przemyślenie jakiegoś problemu).
  10. Ćwiczenia fizyczne: np. oddechowe, rozluźniające, itp.

Itd. Na pewno masz już swoje pomysły, których ja nie uwzględniłem.

Rzecz jasna nie wszystkie opcje są dostępne w każdych okolicznościach. Inne są dostępne, gdy podróżuję własnym samochodom, inne, gdy środkami komunikacji miejskiej. Inne, gdy jadę sam, a inne, gdy jadę w towarzystwie. Inne, gdy w autobusie siedzę, a inne, gdy stoję. Itd.

Co więc robię? Przed podróżą (nawet krótką) przygotowują sobie kilka tych opcji, które będą dostępne w tej konkretnej podróży.

Odpowiedzialne umawianie się na spotkanie

Odpowiedzialne umawianie się na spotkana jest warunkiem koniecznym (choć niewystarczającym) tego, aby być punktualnym. Co znaczy „odpowiedzialne umawianie się”? Dla mnie oznacza, że gdy się z kimś umawiam na spotkanie to w czasie takiej rozmowy od razu sprawdzam w swoim kalendarzu, jakie terminy mi odpowiadają. Nawet jeśli jest to rozmowa przez telefon – przełączam rozmówcę w tryb głośnomówiący i otwieram swój kalendarz na smartfonie. Umawiając się na spotkanie od razu ustalam ile będzie trwało i gdzie ma się odbyć. Biorę pod uwagę czas dojazdu na spotkanie i czas powrotu ze spotkania.

1. Otwieram swój kalendarz.

2. Ustalam z rozmówcą ile będzie trwało spotkanie.

3. Pytam rozmówcę o preferencje, co do terminu – porównuję ze swoim kalendarzem.

Niektóre propozycje natychmiast wykluczam, gdy kolidują np. z innymi spotkaniami. Inne uzależniam od miejsca spotkania – biorę pod uwagę czas dojazdu (plus 15 minut „bufora czasowego”) z miejsca gdzie będę przed spotkaniem, o którym mówimy, ale również czas dojazdu do miejsca następnego spotkania (plus 15 minut „bufora”).

Upieram się (wewnętrznie) przy „buforze czasowym” z trzech względów.

Po pierwsze: Każde spotkanie może się troszkę przedłużyć – warto mieć chwilę czasu, aby je chociaż podsumować i zdecydować, co dalej (np. umówić się na kolejne spotkanie).

Po drugie: Potrzebuję trochę czasu, aby przygotować sobie zajęcia/pomysły na czas dojazdu.

Po trzecie: Moje szacunki czasu dojazdu mogą się nie sprawdzić – np. korki będę większe niż zwykle.

4. Pytam rozmówcę o preferencje, co do miejsca – porównuję z lokalizacją mojego poprzedniego spotkania w danym dniu, ale też z lokalizacją mojego następnego spotkania.

Ustalamy wspólnie taką lokalizację, która pozwala mi punktualnie dotrzeć na właśnie umawiane spotkanie (muszę mieć też „bufor czasowy”), ale również punktualnie dotrzeć na kolejne spotkanie (tu też muszę mieć „bufor”). Jeśli - z powodu preferencji mojego rozmówcy - nie możemy znaleźć lokalizacji, która spełnia powyższe warunek: szukamy innego terminu.

5. Wpisując w kalendarzu alarm/przypominajkę związaną z umawianym obecnie spotkaniem na godzinę związaną z końcem poprzedniego spotkania.

6. Koryguję alarm/przypominajkę związaną z następnym spotkaniem – ustawiam na godzinę związaną z zakończeniem obecnie umawianego spotkania.

Jeśli umawiam się na spotkanie w  termin, gdy wcześniej nie mam spotkania – ustawiam wstępny alarm/przypominajkę uwzględniając czas dojazdu z mojego domu lub biura (plus 15 minut bufora). Będąc przy komputerze sprawdzam przewidywany czas dojazdu zarówno samochodem https://www.google.pl/maps/ jak i komunikacją miejską: http://warszawa.jakdojade.pl/. W obydwu przypadkach sprawdzam przewidywany czas dojazdu w dniu i godzinie spotkania. Wybieram ten środek komunikacji, który wskazuje krótszy czas dojazdu.

Jak wyjść z domu (lub biura) o zaplanowanej porze?

Podsumowując: umawiam się na spotkania odpowiedzialnie, mam wpisane w kalendarz alarmy/przypominajki uwzględniające czas dojazdu na spotkanie (plus 15 minut bufora czasowego). Niestety to nie wystarcza. Teraz muszę być konsekwentny we wdrożeniu tego planu w życie. I wiele osób na tym etapie się wykłada. Ja raczej tego nie robię – stosuję następujące reguły.

1. Alarm/przypominajka jest „przerwaniem niemaskowalnym”.

Gdy słyszę/widzę ten alarm - wiem, że czas zakończyć pracę nad tym nad czym właśnie pracowałem. Jeśli jest to np. dokument – kończę zdanie, dodaję krótką notatkę, co jeszcze w dokumencie powinienem zrobić, zapisuję wynik mojej pracy.

2. Przygotowuję listę pomysłów na podróż.

Uwaga: Nie realizuję żadnych pomysłów na to, co jeszcze mogę zrobić w domu lub biurze przed wyjściem (z wyjątkiem tych, które zajmują nie więcej niż jedną minutę). Wszystkie inne pomysły zapisuję na karteczce, która kładę w widocznym miejscu – zrobię to, gdy wrócę ze spotkania. A więc: „dosypać kotom karmy do misek” - robię, „opróżnić zmywarkę” – zapisuję na listę, „podlać kwiaty” – zapisuję na listę”, „wysłać maila do kolegi” – zapisuję na listę.

3. Zabieram ze sobą narzędzia do realizacji pomysłów na podróż.

Np. przegranie filmu na smartfona może zająć kilka minut.

4. Jeśli nie byłem jeszcze na miejscu spotkania – sprawdzam jak tam dojechać.

Przygotowuję sobie „plan awaryjny” gdyby zawiódł mój smartfon lub inne narzędzie, które ma mnie doprowadzić do celu. Np. drukuję mapkę okolicy, w której będzie spotkanie.

5. Wychodzę spokojny – z „bufora czasowego” zużyłem 5-10 minut (jeszcze 5-10 minut mam w zapasie).

Co robić, gdy jestem za wcześnie (lub inni się spóźniają)?

Ja korzystam z opcji, które przygotowałem na czas podróży.

Inne pomysły

Masz inny pomysł na punktualność? Podziel się, proszę, ze mną i innymi czytelnikami tego tekstu.

 

PS.

Jeśli zechcesz - możesz dostawać e-mailem wiadomości o moich nowych tekstach. Wystarczy, że się zapiszesz:  http://www.skris.pl/Prenumerata.htm. Dla prenumeratorów przewidziałem bonus: plik excelowy do długofalowej pracy z "kołem życia". Nie wiesz o co chodzi w "kole życia"? Przeczytaj: http://www.skris.pl/kolo-zycia/.

Dodaj komentarz

(e-mail nie będzie publikowany)

Rekomendacje

  • To co było dla mnie wartościowe w pracy z Krzysztofem w roli coacha to Jego doświadczenie, otwartość oraz przede wszystkim umiejętność zwrócenia mojej uwagi na aspekty z kategorii „nie wiem, że nie wiem”, których zauważenie bardzo usprawnia działania i realizację celów.

    Tomasz Gajewski

  • Krzysztof podchodzi bardzo profesjonalnie do coachingu. Pomógł mi zrozumieć moje słabe i mocne strony oraz określić obszary, nad którymi powinienem pracować. Krzysztof w znakomitej większości wskazywał mi drogę do rozwiązania, do wiedzy a tym samym pozwolił mi wypracować mechanizmy do samodzielnego rozwoju, niż dawał po prostu gotowe odpowiedzi. Współpracę z Krzysztofem uważam za szczególnie wartościową z uwagi na jego umiejętność budowania relacji,  zaangażowanie, doświadczenie biznesowe, wysoką kulturę osobistą i etykę w życiu prywatnym i zawodowym.

    Piotr Oracz

    Dyrektor ds eComerce w Loopa.eu

  • Miałem przyjemność uczestniczyć w sesjach coachingu dla zarządu K&K Media Solutions prowadzonych przez Krzysztofa. Jego ogromne doświadczenie i autentyczna chęć pomocy pomagają dojść do ciekawych konkluzji, które traktuje się jako swoje. Zaskakujące było dla mnie to, że wykraczały one poza spodziewany przeze mnie obszar zawodowy.
    Krzysztof otworzył nam oczy na to, co oczywiste, a jednak niezauważalne.

    Jakub Reiter

    Wiceprezes Zarządu K&K Media Solutions

  • Z Panem Krzysztofem, podczas procesu coachingowego, miałem przyjemność pracować  przez pół roku. W tym okresie przepracowaliśmy trzy bloki tematyczne: delegowanie, opór oraz emocje. To, co najbardziej mnie zaskoczyło to wiedza o samym sobie. Praca z Panem Krzysztofem otworzyła mi oczy na pewne kwestie, na które nie zwracałem uwagi, a które miały/mają bardzo duże odzwierciedlenie w jakości wykonywanej przeze mnie pracy. Pan Krzysztof jest świetnym fachowcem – z dużym bagażem doświadczenia, zawsze cennymi radami. Właściwie nie było sytuacji, w których nie miałby gotowego rozwiązania. To, co mówi naprawdę warto wdrożyć i stosować. Najbardziej wartościowe jest wskazanie przez Pana Krzysztofa prawidłowego podział słabszych i silniejszych stron. Dowiedziałem się, że to, co wszyscy postrzegają jako negatyw tak naprawdę może być pozytywem. Ale, aby tak się stało warto stosować się do wskazówek Pana Krzysztofa. Gorąco polecam każdemu, kto pragnie się rozwijać i pracować nad sobą!

    Karol Roguski

    Kierownik Projektu

    Arteria S.A.

  • Współpraca z Krzysztofem pozwala uwierzyć w wiarę we własne możliwości.

    Manager spółki notowanej na GPW

  • Praca z Krzysztofem pozwoliła mi zrealizować założone cele, dzięki jego doświadczeniu i umiejętności znajdowania problemów nad, którymi warto się pochylić. W trakcie sesji naprowadził mnie na wiele rozwiązań, które wprowadziłem do swojego życia zawodowego. Spotkania przekonały mnie do skuteczności coachingu, kiedy pojawią się kolejne zagadnienia chętnie nad nimi z Krzysztofem popracuję. Szczerze polecam, uważam że Krzysztof pozwala znaleźć "drogę na skróty" do wyznaczonego celu.

    Radosław Nowotniak

  • Pracowałam z Krzysztofem w ramach usług barterowych sesji coachingowych. Każda sesja z Krzysztofem (moja jako klienta coachingu) to ogromna ciekawość. Każda sesja z Krzysztofem przynosi dla mnie nowe odkrycie dotyczące mnie samej. Cenię pracę z Krzysztofem za profesjonalizm, upór, dążenie do celu, bezpośrednie wypowiedzi, dowcip, trafne puenty, trochę "cięty" język, którego czasem mi potrzeba. To mnie motywuje i równocześnie bawi, czyniąc ten czas sesji ciekawym i owocnym. Cenię pracę z Krzysztofem za Jego elementy mentoringu wplecione w sesje. Każdy ma swój własny styl pracy i tak ja widzę styl Krzysztofa. Dziękuję za to.

    Aldona Wierzba

  • Konkretne informacje, pewność siebie prowadzącego, humor, praktyczna wiedza, prosto i dobrze wyjaśnione.

     

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

    Karol Niedzielewski

  • Super stosunek do studentów, odpoczynek psychiczny, dużo humoru i rozrywki. GORĄCO POLECAM!

     

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

    Natalia Górecka

  • Fantastyczny warsztat, dynamicznie, z dużą dozą poczucia humoru i świetnie od strony merytorycznej. Na ogromny plus ćwiczenia przeprowadzone podczas warsztatu.

     

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

  • Warto poznać problemy w Komunikacji!

    Uczestnik warsztatu "Podstawy komunikacji".

    Adrian Zduńczyk

  • Skondensowana dawka pożytecznej rzeczy.

    Uczestniczka warsztatu "Podstawy komunikacji"

    Magdalena Kaczyńska

  • Warsztat godny polecenia. Temat bardzo potrzebny w życiu. Narzędzia do natychmiastowego wykorzystania i sprawdzenia, czy działają i jak działają.

    Uczestniczka warsztatu "Coaching emocji - subiektywny przegląd"

    Beata Matys

  • Zaskakująco skuteczne prowadzenie warsztatu.

    Uczestniczka warsztatu "3 narzędzia do zarządzania emocjami"

    Beata Śliwkowska