2015-05-22

Kluczowa rozmowa

Jak się do niej przygotować?

Jestem przekonany, że masz za sobą wiele ważnych rozmów. Zapewne też, przynajmniej kilka,  rozmów kluczowych. Kluczowych, czyli takich, które miały bardzo duży wpływ na Twoje dalsze losy. Np. decydująca rozmowa w gronie rodziny o wyborze kierunku studiów, decydujące spotkanie w sprawie pracy, ostatnia rozmowa przed podpisaniem bardzo ważnego kontraktu, rozmowa z bliską osobą o Waszym konflikcie, itp.

Przypomnij sobie jak (w Twojej ocenie) wypadły te kluczowe rozmowy. Jak dużo zadowolenia Ci dały? A jak dużo żalu, goryczy, że coś poszło nie tak jak miało pójść? W tej chwili chodzi tylko o Twoje subiektywne uczucia. Kiedy już przejrzysz w myśli przynajmniej kilka przypadków – zrób podsumowanie. Jaki był średni poziom Twojego zadowolenia? Np. w skali od 0 do 10.

A teraz przyjrzyj się obiektywnym efektom każdej z tych rozmów. Staraj się odsunąć na bok swoje ówczesne emocje. Przecież mogło być tak, że rozmowa z szefem o Twojej podwyżce poszła (w Twoim odczuciu) fatalnie, a jednak szef podwyżkę Ci dał. Albo rozmowa była miła, gładka i przyjemna, ale efekt końcowy – żaden. Po przyjrzeniu się każdemu z przypadków - zrób podsumowanie. Jaki był średni poziom osiagniętych efektów? Np. w skali od 0 do 10.

Jeśli chcesz możesz teraz te dwie wielkości porównać i wyciągnąć dla siebie jakieś wnioski. Np. co zrobisz inaczej w przyszłości. Moim celem nie jest namawianie Ciebie, abyś to zrobił.

W tej pierwszej części chciałem pokazać, że warto sobie wyraźnie powiedzieć: co jest dla mnie naprawdę ważne. Jeśli dla mnie ważniejsze jest samopoczucie po rozmowie niż uzyskanie tego co chcę – to przyjmę jakiś plan działania. Jeśli natomiast  najważniejsze jest dla mnie uzyskanie tego o co mi chodzi – to mogę zastosować inne podejście.

Przygotowanie

Wychodzę z założenia, że do rzeczy ważnych trzeba przykładać większą wagę niż do mniej ważnych. Na czym polega (moim zdaniem) przykładanie większej wagi? Na poświęceniu danej sprawie większej uwagi i/lub większej ilości czasu. Zatem, nie przygotowuję się specjalnie do rozmowy ze sprzedawczynią w sklepie, gdy wybieram się na zakupy spożywcze. Natomiast, gdy idę kupić samochód to chwilę:) się zastanowię: jaki typ samochodu mnie interesuje, ile na niego chcę wydać, co jest dla mnie w samochodzie istotne, a co nie, jak dużo będę nim jeździł, itd.

Staram się przygotowywać do rozmów ważnych. Nie zgadzam się też (o ile mogę) na rozmowy kluczowe, gdy nie mam czasu na przygotowanie się do nich. Taką mam zasadę.

W tym tekście piszę jak (moim zdaniem) warto się do takich rozmów przygotować. Jeśli uważasz, że żadne przygotowania nie mają sensu tylko trzeba spontanicznie i elastycznie reagować na to co się wydarzy – to przyznaję Ci tylko częściowo rację. Masz rację (moim zdaniem) w tym, że nie da się przewidzieć wszystkich tematów, pytań, reakcji Twojego rozmówcy, itd. I ja nigdy się w taki spoób nie próbuję przygotowywać. Z drugiej strony – według mnie: popełniasz błąd nie przygotowując się w ogóle do kluczowej rozmowy. Wyrażenie „nie przygotowując się w ogóle” oznacza dla mnie, że nawet nie próbujesz ustalić, co chcesz osiągnąć w takiej rozmowie. W moim przekonaniu czasem coś „na pierwszy rzut oka” wydaje mi się atrakcyjne, ale gdy się nad tym głębiej zastanowię to naprawdę ważniejsze jest dla mnie coś innego. A ja przygotowuję się jeszcze z innej perspektywy. Jakiej? Czytaj dalej.

Co jest dla mnie naprawdę ważne?

A więc zaczynam od jasnego sformułowania: co chcę osiągnąć w tej konkretnej kluczowej rozmowie, do której się przygotowuję. Zaczynam od „burzy mózgu” – wypisuję wszystko, co mi się zamarzy. Np. gdy przygotowuję się do rocznej oceny mojej pracy mogę sobie wypisać np.: podwyżka, awans, nagroda, przeprosiny od szefa, dyplom, mail od prezesa do całej załogi na moją cześć, lepszy samochód służbowy, nowy laptop, najnowszy smartphone, większy, samodzielny pokój, jeden dzień w tygodniu wolny (ale płatny), żeby szef nie zwracał mi uwagi przy innych, abym nie dostawał „wrzutek: na dzisiaj” przed 17:00, aby szef wywalił z roboty tego lenia iksińskiego, aby szef mnie częściej chwalił, abym częściej jeździł na szkolenia, abym szef mnie bardziej lubił, żebym był zadowolony po rozmowie, itd.

Potem robię przegląd tej listy swoim ulubionym sposobem. Zapewne Ty też masz swój sposób. Ja przypisuję wagę (jak dla mnie jest to ważne) do każdego pomysłu (np. w skali od 0 do 10) oraz oceniam prawdopodobieństwo sukcesu, gdy o to poproszę. I wyliczam wartość oczekiwaną = waga x prawdopodobieństwo. W ten sposób dostaję swoją listę „top 5” i z niej wybieram dwie rzeczy najważniejsze (niekoniecznie „top 2”). Przy czym, wiem doskonale, co jest dla mnie ważniejsze, a co jest mniej ważne, ale też akceptowalne. Wyboru tej ostatecznej pary dokonuję odnosząc się do moich wartości.  Chodzi o zachowanie elastyczności, gdy szef nie zgodzi się na żadną z moich propozycji, ale zaproponuje coś innego.

Dygresja: Słyszałem o strategii, aby zawsze prosić o dwie rzeczy.  O jedną, na której nam naprawdę zależy i jednocześnie o drugą, którą jest dużo trudniejsza do otrzymania (choć może być dla nas mniej ważna). Ja jej nie stosuję. Dla mnie jest to rodzaj manipulacji.

Nastawienie

Moje nastawienie to druga część przygotowania. Wychodzę z założenia, że moje nastawienie ma istotny wpływ na to jak przebiegnie rozmowa. I jaki będzie wynik tej rozmowy. Jeśli wybiorę się na rozmowę z przekonaniem, że „tego o co proszę i tak nie dostanę” – to co się stanie? Masz rację. Raczej tego nie dostanę.

W tym moim nastawieniu chodzi o to żebym prosił o to, co sądzę, że mogę dostać (stąd dla mnie istotne jest szacowanie prawdopodobieństw sukcesu). Ja nie idę na spotkanie z celem, o który sądzę, że jest nie do osiągnięcia. Czy zatem zawsze mam prosić o coś mało dla mnie istotnego? Oczywiście, że nie.

Prawdziwe pytanie brzmi: co powoduje, że sądzę, iż tego nie dostanę? Jeśli, w głębi duszy, sądzę, że na to nie zasługuję (choć bardzo tego chciałbym) – to chyba nie powinienem o to prosić.

Uwaga: Moja ocena „nie zasługuję” to może być sprawa zbyt niskiej samooceny. I ta niska samoocena może być potencjalnym tematem „pracy nad sobą”. Ale dopóki ta „praca nad sobą” nie zostanie wykonana – kluczowe rozmowy, w których chcę osiągnąć to na co (moim zdaniem) nie zasługuję raczej nie doprowadzą do sukcesu.

Ale może ja uważam, że na to zasługuję, ale ten mój szef jest taki wredny, że „nie ma szans”. I to jest miejsce, gdzie pracuję nad swoim nastawieniem. Przecież, gdy się temu przyjrzę bliżej: rozumiem iż nie mogę z całą pewnością wiedzieć, co myśli mój szef, ani jaki on jest naprawdę. Ale przecież ja mam tyle dowodów! OK. Zatrzymam się przy tych "dowodach". Przy każdym z nich z osobna.

To jest najważniejszy moment całego mojego przygotowania. Dla każdej sytuacji, którą pamiętam przeprowadzam następującą analizę:

  • Jakie były fakty?

To muszą być fakty. Takie, że nawet mój szef, gdy mu je przedstawię na pewno im nie zaprzeczy. Np. szef powiedział w obecności jeszcze dwóch osób: „to co zrobiłeś to był błąd”.

  • Jaka była moja ich interpretacja?

Tu najczęściej mam swoją interpretację obciążającą szefa. Zrobił to, bo „nie zastanawia się nad tym, co czują inni”, „mnie nie lubi”, „lubi innych poniżać”, „chciał mi dokuczyć”, „chciał pokazać, że to on tu rządzi”, itp. Przy czym jeśli moja interpretacja brzmiała „bo jest dupkiem” – muszę zejść  na poziom: co to znaczy, że „jest dupkiem”.

  • Jaka jest możliwa inna interpretacja?

Szukam innych motywów szefa. Mniej jednoznacznych np. „myślał, że nie wiem iż  popełniłem błąd”, „nie zauważył, że były jeszcze dwie inne osoby”, „te dwie inne osoby też popełniły błędy i szef im je wytknął – bo taki ma styl”.

  • Jaka jest możliwa interpretacja pozytywna?

Teraz szukam motywacji usprawiedliwiających takie zachowanie: „chciał mi pomóc pokazując co mogę robić lepiej”, „ludzie mu zarzucają, że mnie faworyzuje – więc skrytykował mnie w obecności innych”, „zareagował tak, bo ja często wytykam innym błędy w bezpardonowy sposób – żebym zobaczył jak to jest”, itp.

Podsumowując te sytuacje dostrzegam, że być może uległem mechanizmowi szufladkowania i teraz wszystko (nieświadomie) intepretuję na niekorzyść szefa: Ocenianie innych, cz. 1.

Spędzam teraz trochę czasu na uświadomieniu sobie za co mojego szefa:

  • Cenię
  • Szanuję
  • Lubię

Szukam prawdziwych powodów, nawet drobnostek. Może np. ma poczucie humoru, albo ma fajny krawat, albo nigdy się spóźnia, albo dotrzymuje obietnic, itd., itp. Staram się o tym pamiętać na przyszłość. W szczególności przypominam sobie te wszystkie elementy tuż przed rozmową.

Uwaga: Po takim przepracowaniu mojego nastawienia może się okazać, że moje szacunki dotyczące prawdopodobieństwa były błędne. Mogę więc wrócić ponownie do ustalenia „co jest dla mnie naprawdę ważne” i ma szanse realizacji.

Elastyczność

Na spotkanie wchodzę ze świadomością za co szefa cenię, szanuję, lubię. Z przekonaniem, że w tym wszystkich sytuacjach, które pamiętam z przeszłości moja ocena mogła być błędna.

Takie nastawienie pozwala mi być wobec szefa bardziej otwartym. Słuchać tego co mówi i reagować elastycznie na jego propozycje. Może nawet, gdy nie dostanę tego co chciałem to skorzystam z jego propozycji i też wyjdę zadowolony?

Że nie ma pewności iż moje nastawienie cokolwiek zmieni? Nie ma. Ja mogę zrobić wszystko idealnie, a szef „będący dupkiem” pozostanie dupkiem. Tak może się zdarzyć. Ale przynajmniej wiem, że dałem szefowi szansę.

Z drugiej strony. A jeśli to ja się mylę? Jeśli tylko ja zaszufladkowałem swojego szefa jako „dupka”? I on to wyczuł. A teraz to szef tylko reaguje zgodnie z moimi oczekiwaniami: Ocenianie innych, cz. 2? To kto wtedy jest „dupkiem”?

A Ty? Przygotowujesz się do kluczowych spotkań? Jak?

Jeśli chcesz wiedzieć więcej – przeczytaj książkę:  „Kluczowe rozmowy. Jak prowadzić rozmowę, gdy stawka w grze jest wysoka?”. Autorzy: Kerry Patterson, John Grenny, Ron McMillan, Al Switzler.

Dodaj komentarz

(e-mail nie będzie publikowany)

Rekomendacje

  • Te ćwiczenia działają i mają ogromny wpływ i na sferę psychiczną i fizyczną. Zmieniło się moje podejście do mojej rodziny. Mam dużo więcej tolerancji i cierpliwości. Wiele rzeczy po prostu zacząłem akceptować a działać tam gdzie faktycznie mam wpływ.

    Marcin

    Uczestnik kursu on-line "Stres przed egzaminem"

  • Bardzo ciekawy warsztat pobudzający do myślenia i zastanowienia się nad emocjami.

    Anna Perzyńska

    Uczestnik warsztatu "Coaching emocji - subiektywny przegląd"

  • Jeśli nie radzi sobie ktoś z emocjami oraz stresem - to szkolenie jest wręcz niezastąpione.

    Uczestnik warsztatu "Stres w pracy. Narzędzia"

  • Przedstawiono kilka konkretnych technik relaksacyjnych.

    Łukasz Wielgus

    Uczestnik warsztatu "Stres przed spotkaniem rekrutacyjnym"

  • Każde doświadczenie i wiedza są cenne. Zawsze warto spróbować. Czasem jedna, mała rzecz prowadzi do dużej zmiany i sprawia, że w końcu jesteśmy szczęśliwi.

    Michał Fijałkowski

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

  • I used to work with Krzysztof on a CRM project for international client. I was a member of his team. He was always ready to help his team as a manager and as a friend. Every day was teaching us how to approach complex tasks to be able to deliver them successfully, how to stretch ourselves to achieve new skills, how to develop existing one. Thanks to him we were able to finish the whole project. I would recommend Krzysztof to anyone.

    Tomasz Filipowicz

    Rekomendacja z LinkedIn

  • To co było dla mnie wartościowe w pracy z Krzysztofem w roli coacha to Jego doświadczenie, otwartość oraz przede wszystkim umiejętność zwrócenia mojej uwagi na aspekty z kategorii „nie wiem, że nie wiem”, których zauważenie bardzo usprawnia działania i realizację celów.

    Tomasz Gajewski

  • Krzysztof was my colleague and mentor for several years, working together frequently and at times on a daily basis. Krzysztof proved to be an incredibly knowledgeable and supportive individual, whose interests and skills went well beyond his working environment, thus making him perfectly suited to enable the organization to strive towards excellence. His integrity and analytic approach, his in depth understanding of business strategy and metrics as well as his commitment and dedication to people development are exemplary and it has been a privilege to learn from him.
    In the context of working together at Microsoft I would like to highlight his leadership in professionalizing project and resource management, creating a fertile ground on which to sow the seeds to later earn the benefits of customer satisfaction and organizational development. 
    I do warmly recommend Krzysztof and would be delighted to work with him at any time.

    Margherita Brodbeck Roth

    Rekomendacja z LinkedIn

  • Krzysztof podchodzi bardzo profesjonalnie do coachingu. Pomógł mi zrozumieć moje słabe i mocne strony oraz określić obszary, nad którymi powinienem pracować. Krzysztof w znakomitej większości wskazywał mi drogę do rozwiązania, do wiedzy a tym samym pozwolił mi wypracować mechanizmy do samodzielnego rozwoju, niż dawał po prostu gotowe odpowiedzi. Współpracę z Krzysztofem uważam za szczególnie wartościową z uwagi na jego umiejętność budowania relacji,  zaangażowanie, doświadczenie biznesowe, wysoką kulturę osobistą i etykę w życiu prywatnym i zawodowym.

    Piotr Oracz

    Dyrektor ds eComerce w Loopa.eu

  • Praca z Krzysztofem pozwoliła mi zrealizować założone cele, dzięki jego doświadczeniu i umiejętności znajdowania problemów, nad którymi warto się pochylić. W trakcie sesji naprowadził mnie na wiele rozwiązań, które wprowadziłem do swojego życia zawodowego. Spotkania przekonały mnie do skuteczności coachingu, kiedy pojawią się kolejne zagadnienia chętnie nad nimi z Krzysztofem popracuję. Szczerze polecam, uważam że Krzysztof pozwala znaleźć "drogę na skróty" do wyznaczonego celu.

    Radosław Nowotniak

  • Pracowałam z Krzysztofem w ramach usług barterowych sesji coachingowych. Każda sesja z Krzysztofem (moja jako klienta coachingu) to ogromna ciekawość. Każda sesja z Krzysztofem przynosi dla mnie nowe odkrycie dotyczące mnie samej. Cenię pracę z Krzysztofem za profesjonalizm, upór, dążenie do celu, bezpośrednie wypowiedzi, dowcip, trafne puenty, trochę "cięty" język, którego czasem mi potrzeba. To mnie motywuje i równocześnie bawi, czyniąc ten czas sesji ciekawym i owocnym. Cenię pracę z Krzysztofem za Jego elementy mentoringu wplecione w sesje. Każdy ma swój własny styl pracy i tak ja widzę styl Krzysztofa. Dziękuję za to.

    Aldona Wierzba

  • I worked with Krzysztof during my CEEHQ years at Microsoft, but we knew each other even before when he worked at MS Poland in the Services unit. Krzystof was a dependable source of knowledge in services delivery subjects, representing a down to earth approach that was based on several years of working in the CEE/PL IT market. His experience, trustworthiness combined with a low temper and a bit of unique flavor made him a great colleague whom I would recommend to any other IT services organization.

    Laszlo Kollar

    Rekomendacja z LinkedIn

  • Świetny doradca, godny pełnego zaufania, o wyjątkowej wiedzy, odpowiedzialny partner. Pracowałem z Krzysztofem 5 lat wliczając w to czas, gdy był moim bezpośrednim przełożonym. Krzysztof sprawdził się zarówno jako odnoszący sukcesy Konsultant, jak i jako Manager. Zawsze chętny do pomocy i będący krok przed Tobą. Cieszę się, że nadal utrzymuję z nim kontakt jako Klient.

    Artur Malinowski

    Solution Architect w firmie Malcan

  • Absolutnie i jednogłośnie: dobrze spożytkowany czas. Wyszłam z lepszym nastawieniem niż się spodziewałam. Nigdy tego nie zapomnę:), jakkolwiek górnolotnie to by nie zabrzmiało. Dziękuję:). 

    Julia Kierebińska

    Uczestnik warsztatu "Jak sobie radzić ze stresem"

  • Jestem doradcą strategicznym z zakresu zarządzania czasem i produktywności dla menedżerów w korporacjach i dużych przedsiębiorstwach. Gdybym miał wskazać osoby, które znacząco przyczyniły się do mojego rozwoju profesjonalnego, Krzysztof Skubis niemalże automatycznie przychodzi mi na myśl. Nasza współpraca rozpoczęła się w Microsoft, gdzie Krzysztof wspierał mnie w rozwoju kompetencji z zakresu zarządzania projektami i rozwiązywaniem trudnych sytuacji z Klientami i w zespole projektowym. Do dziś rozmowy i punkt widzenia Krzysztofa wnoszą wiele do mojego rozwoju i usprawniają projekt "Ogarnij Chaos". Szczególnie cenię Krzysztofa za jego opanowanie i kompleksowe spojrzenie na omawiany problem. Nawet wyjątkowo trudne sytuacje, po analizie z Krzysztofem stają się sprawami do rozwiązania. Bogate doświadczenie zawodowe oraz komunikacja na najwyższym poziomie czynią z niego wyjątkowego partnera w biznesie i mentora. Usługi Krzysztofa Skubisa mogę z czystym sumieniem polecić wszystkim profesjonalistom, którzy szukają konsultanta - praktyka, który stanie się partnerem w ich długoterminowym rozwoju.

    Marcin Kwieciński

    Konsultant produktywności, autor projektu "Ogarnij Chaos"

  • Konkretne informacje, pewność siebie prowadzącego, humor, praktyczna wiedza, prosto i dobrze wyjaśnione.

    Karol Niedzielewski

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

  • To przyjemność być poproszonym o napisanie rekomendacji dla Krzysztofa Skubisa: który był moim Coachem i Mentorem od początku mojej kariery zawodowej kierownika projektu. Miałem szczęście, ponieważ po zatrudnieniu przez Microsoft, właściwie przez przypadek, Krzysztof został moim “Mentorem”. Od pierwszego do ostatniego dnia w Microsofcie mieliśmy comiesięczne spotkania, w czasie których mieliśmy okazję dyskutować i rozpatrywać różne podejścia do prowadzenia projektu jak również różne sposoby rozwiązywania problemów we współpracy z członkami zespołu. Krzysztof jest bacznym obserwatorem, gdy stwierdzi jakiś brak kompetencji związanej z kierowaniem projektami, natychmiast organizuje warsztaty ze światowej klasy guru w tym obszarze. Po pięciu latach mogę o sobie powiedzieć, że jest bardzo efektywnym kierownikiem projektu i mogę z całą pewnością stwierdzić, że jedna z fundamentalnych cegiełek została dołożona przez Krzysztofa. Szczerze polecam Krzysztofa jako coacha nie tylko osobom początkującym, ale również tym, którzy pracują jako kierownicy projektu od dłuższego czasu. Z Krzysztofem będziesz w stanie nauczyć się  robić to lepiej, szybciej i zostać odpowiedzialnym partnerem i członkiem zespołu.

    Grzegorz Chuchra

    Kierownik Projektu / Prezes firmy Predica

  • Nie radzisz sobie z emocjami i stresem? Warto skorzystać. Jedno szkolenie i życie staje się przyjemniejsze.

    Paweł Ciupa

    Uczestnik warsztatu "Stres w pracy. Narzędzia"

  • Zachęciłabym:) Poleciłabym:) Skorzystam ponownie:). Dziękuję.

    Anna Zielińska

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

    przeprowadzonego w ramach ICF Coaching Week 2017 

  • Trudno w kilku zdaniach podsumować sesję z Panem Krzysztofem. To trochę jak podróż w głąb siebie. Potrafi sprawić, że dostrzegamy rzeczy, które wcześniej nie wydawały się wcale takie oczywiste. Bardzo cenne i pouczające doświadczenie. Będę stosować się do wszystkich wskazówek, jakie dostałam podczas naszej sesji, to świetny początek do pracy nad sobą. Dziękuję!

    Anonimowa recenzja gratisowej sesji coachingowej

  • Pozwoli Tobie się zastanowić oraz przeanalizować pewne sytuacje wraz z emocjami, być może pomoże kontrolować. Mi pomogło.

    Uczestnik warsztatu "Stres przed spotkaniem rekrutacyjnym"

  • Życie w corpo może być przyjemne :)

    Piotr M.

    Uczestnik kursu on-line "Stres przed egzaminem"

  • Można spojrzeć w głąb siebie! Garść złotych rad. Bardzo przyjemne ćwiczenia.

    Alicja Kissa

    Uczestnik warsztatu "Stres przed spotkaniem rekrutacyjnym" 

  • Prowadzone w zabawny, lekki i ciekawy sposób warsztaty.

    Tomasz Jakubiak

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

  • Zaskakująco skuteczne prowadzenie warsztatu.

    Beata Śliwkowska

    Uczestnik warsztatu "3 narzędzia do zarządzania emocjami"