2015-05-22

Kluczowa rozmowa

Jak się do niej przygotować?

Jestem przekonany, że masz za sobą wiele ważnych rozmów. Zapewne też, przynajmniej kilka,  rozmów kluczowych. Kluczowych, czyli takich, które miały bardzo duży wpływ na Twoje dalsze losy. Np. decydująca rozmowa w gronie rodziny o wyborze kierunku studiów, decydujące spotkanie w sprawie pracy, ostatnia rozmowa przed podpisaniem bardzo ważnego kontraktu, rozmowa z bliską osobą o Waszym konflikcie, itp.

Przypomnij sobie jak (w Twojej ocenie) wypadły te kluczowe rozmowy. Jak dużo zadowolenia Ci dały? A jak dużo żalu, goryczy, że coś poszło nie tak jak miało pójść? W tej chwili chodzi tylko o Twoje subiektywne uczucia. Kiedy już przejrzysz w myśli przynajmniej kilka przypadków – zrób podsumowanie. Jaki był średni poziom Twojego zadowolenia? Np. w skali od 0 do 10.

A teraz przyjrzyj się obiektywnym efektom każdej z tych rozmów. Staraj się odsunąć na bok swoje ówczesne emocje. Przecież mogło być tak, że rozmowa z szefem o Twojej podwyżce poszła (w Twoim odczuciu) fatalnie, a jednak szef podwyżkę Ci dał. Albo rozmowa była miła, gładka i przyjemna, ale efekt końcowy – żaden. Po przyjrzeniu się każdemu z przypadków - zrób podsumowanie. Jaki był średni poziom osiagniętych efektów? Np. w skali od 0 do 10.

Jeśli chcesz możesz teraz te dwie wielkości porównać i wyciągnąć dla siebie jakieś wnioski. Np. co zrobisz inaczej w przyszłości. Moim celem nie jest namawianie Ciebie, abyś to zrobił.

W tej pierwszej części chciałem pokazać, że warto sobie wyraźnie powiedzieć: co jest dla mnie naprawdę ważne. Jeśli dla mnie ważniejsze jest samopoczucie po rozmowie niż uzyskanie tego co chcę – to przyjmę jakiś plan działania. Jeśli natomiast  najważniejsze jest dla mnie uzyskanie tego o co mi chodzi – to mogę zastosować inne podejście.

Przygotowanie

Wychodzę z założenia, że do rzeczy ważnych trzeba przykładać większą wagę niż do mniej ważnych. Na czym polega (moim zdaniem) przykładanie większej wagi? Na poświęceniu danej sprawie większej uwagi i/lub większej ilości czasu. Zatem, nie przygotowuję się specjalnie do rozmowy ze sprzedawczynią w sklepie, gdy wybieram się na zakupy spożywcze. Natomiast, gdy idę kupić samochód to chwilę:) się zastanowię: jaki typ samochodu mnie interesuje, ile na niego chcę wydać, co jest dla mnie w samochodzie istotne, a co nie, jak dużo będę nim jeździł, itd.

Staram się przygotowywać do rozmów ważnych. Nie zgadzam się też (o ile mogę) na rozmowy kluczowe, gdy nie mam czasu na przygotowanie się do nich. Taką mam zasadę.

W tym tekście piszę jak (moim zdaniem) warto się do takich rozmów przygotować. Jeśli uważasz, że żadne przygotowania nie mają sensu tylko trzeba spontanicznie i elastycznie reagować na to co się wydarzy – to przyznaję Ci tylko częściowo rację. Masz rację (moim zdaniem) w tym, że nie da się przewidzieć wszystkich tematów, pytań, reakcji Twojego rozmówcy, itd. I ja nigdy się w taki spoób nie próbuję przygotowywać. Z drugiej strony – według mnie: popełniasz błąd nie przygotowując się w ogóle do kluczowej rozmowy. Wyrażenie „nie przygotowując się w ogóle” oznacza dla mnie, że nawet nie próbujesz ustalić, co chcesz osiągnąć w takiej rozmowie. W moim przekonaniu czasem coś „na pierwszy rzut oka” wydaje mi się atrakcyjne, ale gdy się nad tym głębiej zastanowię to naprawdę ważniejsze jest dla mnie coś innego. A ja przygotowuję się jeszcze z innej perspektywy. Jakiej? Czytaj dalej.

Co jest dla mnie naprawdę ważne?

A więc zaczynam od jasnego sformułowania: co chcę osiągnąć w tej konkretnej kluczowej rozmowie, do której się przygotowuję. Zaczynam od „burzy mózgu” – wypisuję wszystko, co mi się zamarzy. Np. gdy przygotowuję się do rocznej oceny mojej pracy mogę sobie wypisać np.: podwyżka, awans, nagroda, przeprosiny od szefa, dyplom, mail od prezesa do całej załogi na moją cześć, lepszy samochód służbowy, nowy laptop, najnowszy smartphone, większy, samodzielny pokój, jeden dzień w tygodniu wolny (ale płatny), żeby szef nie zwracał mi uwagi przy innych, abym nie dostawał „wrzutek: na dzisiaj” przed 17:00, aby szef wywalił z roboty tego lenia iksińskiego, aby szef mnie częściej chwalił, abym częściej jeździł na szkolenia, abym szef mnie bardziej lubił, żebym był zadowolony po rozmowie, itd.

Potem robię przegląd tej listy swoim ulubionym sposobem. Zapewne Ty też masz swój sposób. Ja przypisuję wagę (jak dla mnie jest to ważne) do każdego pomysłu (np. w skali od 0 do 10) oraz oceniam prawdopodobieństwo sukcesu, gdy o to poproszę. I wyliczam wartość oczekiwaną = waga x prawdopodobieństwo. W ten sposób dostaję swoją listę „top 5” i z niej wybieram dwie rzeczy najważniejsze (niekoniecznie „top 2”). Przy czym, wiem doskonale, co jest dla mnie ważniejsze, a co jest mniej ważne, ale też akceptowalne. Wyboru tej ostatecznej pary dokonuję odnosząc się do moich wartości.  Chodzi o zachowanie elastyczności, gdy szef nie zgodzi się na żadną z moich propozycji, ale zaproponuje coś innego.

Dygresja: Słyszałem o strategii, aby zawsze prosić o dwie rzeczy.  O jedną, na której nam naprawdę zależy i jednocześnie o drugą, którą jest dużo trudniejsza do otrzymania (choć może być dla nas mniej ważna). Ja jej nie stosuję. Dla mnie jest to rodzaj manipulacji.

Nastawienie

Moje nastawienie to druga część przygotowania. Wychodzę z założenia, że moje nastawienie ma istotny wpływ na to jak przebiegnie rozmowa. I jaki będzie wynik tej rozmowy. Jeśli wybiorę się na rozmowę z przekonaniem, że „tego o co proszę i tak nie dostanę” – to co się stanie? Masz rację. Raczej tego nie dostanę.

W tym moim nastawieniu chodzi o to żebym prosił o to, co sądzę, że mogę dostać (stąd dla mnie istotne jest szacowanie prawdopodobieństw sukcesu). Ja nie idę na spotkanie z celem, o który sądzę, że jest nie do osiągnięcia. Czy zatem zawsze mam prosić o coś mało dla mnie istotnego? Oczywiście, że nie.

Prawdziwe pytanie brzmi: co powoduje, że sądzę, iż tego nie dostanę? Jeśli, w głębi duszy, sądzę, że na to nie zasługuję (choć bardzo tego chciałbym) – to chyba nie powinienem o to prosić.

Uwaga: Moja ocena „nie zasługuję” to może być sprawa zbyt niskiej samooceny. I ta niska samoocena może być potencjalnym tematem „pracy nad sobą”. Ale dopóki ta „praca nad sobą” nie zostanie wykonana – kluczowe rozmowy, w których chcę osiągnąć to na co (moim zdaniem) nie zasługuję raczej nie doprowadzą do sukcesu.

Ale może ja uważam, że na to zasługuję, ale ten mój szef jest taki wredny, że „nie ma szans”. I to jest miejsce, gdzie pracuję nad swoim nastawieniem. Przecież, gdy się temu przyjrzę bliżej: rozumiem iż nie mogę z całą pewnością wiedzieć, co myśli mój szef, ani jaki on jest naprawdę. Ale przecież ja mam tyle dowodów! OK. Zatrzymam się przy tych "dowodach". Przy każdym z nich z osobna.

To jest najważniejszy moment całego mojego przygotowania. Dla każdej sytuacji, którą pamiętam przeprowadzam następującą analizę:

  • Jakie były fakty?

To muszą być fakty. Takie, że nawet mój szef, gdy mu je przedstawię na pewno im nie zaprzeczy. Np. szef powiedział w obecności jeszcze dwóch osób: „to co zrobiłeś to był błąd”.

  • Jaka była moja ich interpretacja?

Tu najczęściej mam swoją interpretację obciążającą szefa. Zrobił to, bo „nie zastanawia się nad tym, co czują inni”, „mnie nie lubi”, „lubi innych poniżać”, „chciał mi dokuczyć”, „chciał pokazać, że to on tu rządzi”, itp. Przy czym jeśli moja interpretacja brzmiała „bo jest dupkiem” – muszę zejść  na poziom: co to znaczy, że „jest dupkiem”.

  • Jaka jest możliwa inna interpretacja?

Szukam innych motywów szefa. Mniej jednoznacznych np. „myślał, że nie wiem iż  popełniłem błąd”, „nie zauważył, że były jeszcze dwie inne osoby”, „te dwie inne osoby też popełniły błędy i szef im je wytknął – bo taki ma styl”.

  • Jaka jest możliwa interpretacja pozytywna?

Teraz szukam motywacji usprawiedliwiających takie zachowanie: „chciał mi pomóc pokazując co mogę robić lepiej”, „ludzie mu zarzucają, że mnie faworyzuje – więc skrytykował mnie w obecności innych”, „zareagował tak, bo ja często wytykam innym błędy w bezpardonowy sposób – żebym zobaczył jak to jest”, itp.

Podsumowując te sytuacje dostrzegam, że być może uległem mechanizmowi szufladkowania i teraz wszystko (nieświadomie) intepretuję na niekorzyść szefa: Ocenianie innych, cz. 1.

Spędzam teraz trochę czasu na uświadomieniu sobie za co mojego szefa:

  • Cenię
  • Szanuję
  • Lubię

Szukam prawdziwych powodów, nawet drobnostek. Może np. ma poczucie humoru, albo ma fajny krawat, albo nigdy się spóźnia, albo dotrzymuje obietnic, itd., itp. Staram się o tym pamiętać na przyszłość. W szczególności przypominam sobie te wszystkie elementy tuż przed rozmową.

Uwaga: Po takim przepracowaniu mojego nastawienia może się okazać, że moje szacunki dotyczące prawdopodobieństwa były błędne. Mogę więc wrócić ponownie do ustalenia „co jest dla mnie naprawdę ważne” i ma szanse realizacji.

Elastyczność

Na spotkanie wchodzę ze świadomością za co szefa cenię, szanuję, lubię. Z przekonaniem, że w tym wszystkich sytuacjach, które pamiętam z przeszłości moja ocena mogła być błędna.

Takie nastawienie pozwala mi być wobec szefa bardziej otwartym. Słuchać tego co mówi i reagować elastycznie na jego propozycje. Może nawet, gdy nie dostanę tego co chciałem to skorzystam z jego propozycji i też wyjdę zadowolony?

Że nie ma pewności iż moje nastawienie cokolwiek zmieni? Nie ma. Ja mogę zrobić wszystko idealnie, a szef „będący dupkiem” pozostanie dupkiem. Tak może się zdarzyć. Ale przynajmniej wiem, że dałem szefowi szansę.

Z drugiej strony. A jeśli to ja się mylę? Jeśli tylko ja zaszufladkowałem swojego szefa jako „dupka”? I on to wyczuł. A teraz to szef tylko reaguje zgodnie z moimi oczekiwaniami: Ocenianie innych, cz. 2? To kto wtedy jest „dupkiem”?

A Ty? Przygotowujesz się do kluczowych spotkań? Jak?

Jeśli chcesz wiedzieć więcej – przeczytaj książkę:  „Kluczowe rozmowy. Jak prowadzić rozmowę, gdy stawka w grze jest wysoka?”. Autorzy: Kerry Patterson, John Grenny, Ron McMillan, Al Switzler.

Dodaj komentarz

(e-mail nie będzie publikowany)

Rekomendacje

  • To co było dla mnie wartościowe w pracy z Krzysztofem w roli coacha to Jego doświadczenie, otwartość oraz przede wszystkim umiejętność zwrócenia mojej uwagi na aspekty z kategorii „nie wiem, że nie wiem”, których zauważenie bardzo usprawnia działania i realizację celów.

    Tomasz Gajewski

  • Krzysztof podchodzi bardzo profesjonalnie do coachingu. Pomógł mi zrozumieć moje słabe i mocne strony oraz określić obszary, nad którymi powinienem pracować. Krzysztof w znakomitej większości wskazywał mi drogę do rozwiązania, do wiedzy a tym samym pozwolił mi wypracować mechanizmy do samodzielnego rozwoju, niż dawał po prostu gotowe odpowiedzi. Współpracę z Krzysztofem uważam za szczególnie wartościową z uwagi na jego umiejętność budowania relacji,  zaangażowanie, doświadczenie biznesowe, wysoką kulturę osobistą i etykę w życiu prywatnym i zawodowym.

    Piotr Oracz

    Dyrektor ds eComerce w Loopa.eu

  • Miałem przyjemność uczestniczyć w sesjach coachingu dla zarządu K&K Media Solutions prowadzonych przez Krzysztofa. Jego ogromne doświadczenie i autentyczna chęć pomocy pomagają dojść do ciekawych konkluzji, które traktuje się jako swoje. Zaskakujące było dla mnie to, że wykraczały one poza spodziewany przeze mnie obszar zawodowy.
    Krzysztof otworzył nam oczy na to, co oczywiste, a jednak niezauważalne.

    Jakub Reiter

    Wiceprezes Zarządu K&K Media Solutions

  • Z Panem Krzysztofem, podczas procesu coachingowego, miałem przyjemność pracować  przez pół roku. W tym okresie przepracowaliśmy trzy bloki tematyczne: delegowanie, opór oraz emocje. To, co najbardziej mnie zaskoczyło to wiedza o samym sobie. Praca z Panem Krzysztofem otworzyła mi oczy na pewne kwestie, na które nie zwracałem uwagi, a które miały/mają bardzo duże odzwierciedlenie w jakości wykonywanej przeze mnie pracy. Pan Krzysztof jest świetnym fachowcem – z dużym bagażem doświadczenia, zawsze cennymi radami. Właściwie nie było sytuacji, w których nie miałby gotowego rozwiązania. To, co mówi naprawdę warto wdrożyć i stosować. Najbardziej wartościowe jest wskazanie przez Pana Krzysztofa prawidłowego podział słabszych i silniejszych stron. Dowiedziałem się, że to, co wszyscy postrzegają jako negatyw tak naprawdę może być pozytywem. Ale, aby tak się stało warto stosować się do wskazówek Pana Krzysztofa. Gorąco polecam każdemu, kto pragnie się rozwijać i pracować nad sobą!

    Karol Roguski

    Kierownik Projektu

    Arteria S.A.

  • Współpraca z Krzysztofem pozwala uwierzyć w wiarę we własne możliwości.

    Manager spółki notowanej na GPW

  • Praca z Krzysztofem pozwoliła mi zrealizować założone cele, dzięki jego doświadczeniu i umiejętności znajdowania problemów nad, którymi warto się pochylić. W trakcie sesji naprowadził mnie na wiele rozwiązań, które wprowadziłem do swojego życia zawodowego. Spotkania przekonały mnie do skuteczności coachingu, kiedy pojawią się kolejne zagadnienia chętnie nad nimi z Krzysztofem popracuję. Szczerze polecam, uważam że Krzysztof pozwala znaleźć "drogę na skróty" do wyznaczonego celu.

    Radosław Nowotniak

  • Pracowałam z Krzysztofem w ramach usług barterowych sesji coachingowych. Każda sesja z Krzysztofem (moja jako klienta coachingu) to ogromna ciekawość. Każda sesja z Krzysztofem przynosi dla mnie nowe odkrycie dotyczące mnie samej. Cenię pracę z Krzysztofem za profesjonalizm, upór, dążenie do celu, bezpośrednie wypowiedzi, dowcip, trafne puenty, trochę "cięty" język, którego czasem mi potrzeba. To mnie motywuje i równocześnie bawi, czyniąc ten czas sesji ciekawym i owocnym. Cenię pracę z Krzysztofem za Jego elementy mentoringu wplecione w sesje. Każdy ma swój własny styl pracy i tak ja widzę styl Krzysztofa. Dziękuję za to.

    Aldona Wierzba

  • Konkretne informacje, pewność siebie prowadzącego, humor, praktyczna wiedza, prosto i dobrze wyjaśnione.

     

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

    Karol Niedzielewski

  • Super stosunek do studentów, odpoczynek psychiczny, dużo humoru i rozrywki. GORĄCO POLECAM!

     

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

    Natalia Górecka

  • Fantastyczny warsztat, dynamicznie, z dużą dozą poczucia humoru i świetnie od strony merytorycznej. Na ogromny plus ćwiczenia przeprowadzone podczas warsztatu.

     

    Uczestnik warsztatu "Zarządzanie stresem"

  • Warto poznać problemy w Komunikacji!

    Uczestnik warsztatu "Podstawy komunikacji".

    Adrian Zduńczyk

  • Skondensowana dawka pożytecznej rzeczy.

    Uczestniczka warsztatu "Podstawy komunikacji"

    Magdalena Kaczyńska

  • Warsztat godny polecenia. Temat bardzo potrzebny w życiu. Narzędzia do natychmiastowego wykorzystania i sprawdzenia, czy działają i jak działają.

    Uczestniczka warsztatu "Coaching emocji - subiektywny przegląd"

    Beata Matys

  • Zaskakująco skuteczne prowadzenie warsztatu.

    Uczestniczka warsztatu "3 narzędzia do zarządzania emocjami"

    Beata Śliwkowska