Jak być punktualnym?

Jak być punktualnym

Często się spóźniasz? Widzisz, jak to irytuje innych? Próbowałeś to zmienić, ale Ci się nie udawało? Poddałeś się już? Ciągle nie wiesz jak być punktualnym? Czy masz nadal ochotę walczyć? Namawiam Cię do dalszego czytania niezależnie od tego, czy już się poddałeś, czy nadal chcesz walczyć. Co masz do stracenia? 5-10 minut. A może mój pomysł sprawdzi się też w Twoim przypadku?

Jak być punktualnym, gdy nie masz wyjścia? W firmie, w której pracujesz, jest tak dużo spotkań, że masz w kalendarzu spotkanie po spotkaniu: a przecież się nie rozerwiesz? A kto zapełnia Twój kalendarz na styk? Asystentka? A zakazałeś takiego procederu? A dlaczego właściwie musisz być na całym spotkaniu? Co powoduje, że spotkania trwają wielokrotność pół godziny lub nawet wielokrotność godziny? Ciebie zachęcam najpierw do lektury artykułu: http://productivemag.pl/10/nie-lubie-nasiadowek. A potem zapraszam do tego tekstu.

Ty się nie spóźniasz? I masz dość czekania na innych? Słuchania jak bardzo są zajęci (w domyśle Ty, rzecz jasna, nie masz żadnych zajęć)? Albo lekceważenia Twojego czasu poprzez spóźnianie się bez żadnego usprawiedliwienia? Jakby to było oczywiste, że można się spóźniać, bo to żaden problem? Też namawiam Cię do czytania dalej. Jest szansa, że podsuniesz spóźnialskim pomysł, jak mogą sobie z problemem spóźniania radzić. Ale może też znajdziesz sposób na to, jak nie marnować czasu, gdy inni się spóźniają.

Komu nie polecam swojego tekstu? Osobom, które spóźniają się specjalnie, aby zrobić wrażenie, przyciągnąć uwagę. Proponuję podejście, które pozwala wyeliminować spóźnianie niezamierzone. O ile zechcesz podjąć wysiłek, aby proponowaną metodę zastosować.

Dygresja: Sam spóźniam się bardzo rzadko: stosuję swoją metodę w praktyce 🙂 Ale wyznaję zasadę, że na spotkania towarzyskie w mieszkaniu osób zapraszających przychodzę z lekkim (ok. 5. minutowym) spóźnieniem. Chodzi o to, żeby dać gospodarzom ekstra 5 minut na dokończenie przygotowań. Nigdy nie przychodzę na takie spotkania przed czasem. A jednak mogę zostać punktualnym.

Co powoduje, że ludzie się spóźniają?

Byłem osobą (już nie jestem), którą niezmiernie irytowało, gdy inni się spóźniali. Zawsze wyliczałem, ile to czasu zostało zmarnowane. Np. 20 osób czekało 7 minut na jedną osobę: daje to razem 140 minut straconego czasu. Uważałem spóźnianie się za przejaw braku szacunku dla innych osób. Ktoś, kto się spóźnia, mówi (tak wtedy myślałem): ja jestem bardziej zajęty od Ciebie, czyli jestem ważniejszy. Zdarzyło mi się nawet odczekać, aż permanentny spóźnialski dotrze na nasze spotkanie i w tym momencie, demonstracyjnie wyjść. Gdy ja prowadziłem spotkania: zaczynałem punktualnie, nie czekając na spóźnialskich. Nawet gdy były to bardzo ważne osoby. Ale gdy spóźniał się prelegent: nie było rady. Trzeba było czekać i marnować czas. Brzmi znajomo? Witaj w klubie.

Teraz uważaj: ogromna większość permanentnych spoźnialskich nie chce się spóźniać. Oni nienawidzą się spóźniać, nie lubią się tłumaczyć. Nie lubią tych pełnych potępienia porozumiewawczych spojrzeń: znowu się spóźnił. Chcą coś zmienić, ale nie potrafią. Często głęboko wierzą, że mają tyle zajęć, iż po prostu nie mają innego wyjścia. Tak, wiem. Myślenie w stylu ja mam tyle na głowie nie jest żadnym usprawiedliwieniem. Zgoda. Ale spóźnialscy nie widzą wyjścia ze swojej sytuacji. Nawet gdy wprowadzą priorytety. Nadal brakuje im na wszystko czasu. Więc muszą na czymś ten czas zaoszczędzić. I na czym oszczędzają? Na czasie dojazdu, dojścia do miejsca spotkania. Bo uważają ten czas za zmarnowany. Trzeba gdzieś dotrzeć, trzeba stamtąd wrócić: razem np. 1,5 godziny. Zmarnowane? Zmarnowane.

Jak być punktualnym? W poszukiwaniu straconego czasu

Istota mojego pomysłu opiera się na odzyskiwaniu czasu straconego na dojazdy. Z góry planujesz sobie kilka opcji na czas dojazdu na spotkanie i powrotu ze spotkania. W moim wypadku są to:

  1. Interesująca książka.
  2. Ciekawy audiobook.
  3. Fajny film (skopiowany na smartfona).
  4. Przegląd poczty elektronicznej na smartfonie (odpowiedzi na niektóre wiadomości).
  5. Telefoniczne rozmowy biznesowe.
  6. Przegląd mojego kalendarza.
  7. Przegląd zadań.
  8. Rozmowy telefoniczne z bliskimi.
  9. Ćwiczenia umysłowe (np. powtórka z wiedzy, medytacja, przemyślenie jakiegoś problemu).
  10. Ćwiczenia fizyczne (np. oddechowe, rozluźniające itp.)

Itd. Na pewno masz już swoje pomysły, których ja nie uwzględniłem.

Rzecz jasna nie wszystkie opcje są dostępne w każdych okolicznościach. Jedne są dostępne, gdy podróżujesz własnym samochodem, inne, gdy środkami komunikacji miejskiej. Jeszcze inne, gdy jedziesz sam, a inne, gdy jedziesz w towarzystwie. Inne, gdy w autobusie siedzisz, a inne, gdy stoisz. Itd.

Co więc powinieneś zrobić? Przed podróżą (nawet krótką) przygotuj sobie kilka tych opcji, które będą dostępne w tej konkretnej podróży.

Jak być punktualnym? Dobre umawianie spotkań

Odpowiedzialne umawianie się na spotkania jest warunkiem koniecznym (choć niewystarczającym) tego, aby być punktualnym. Co znaczy odpowiedzialne umawianie się? Dla mnie oznacza, że gdy się z kimś umawiasz na spotkanie: w czasie takiej rozmowy od razu sprawdzasz w swoim kalendarzu, jakie terminy Ci odpowiadają. Nawet jeśli jest to rozmowa przez telefon: przełączasz rozmówcę w tryb głośnomówiący i otwierasz swój kalendarz na smartfonie. Umawiając się na spotkanie od razu ustalasz, ile będzie trwało i gdzie ma się odbyć. Bierzesz pod uwagę czas dojazdu na spotkanie i czas powrotu ze spotkania.

Termin spotkania

1. Otwórz swój kalendarz.

2. Ustal z rozmówcą, ile będzie trwało spotkanie.

3. Zapytaj rozmówcę o preferencje, co do terminu. Porównaj ze swoim kalendarzem.

Niektóre propozycje natychmiast wyklucz, gdy kolidują np. z innymi spotkaniami. Inne uzależnij od miejsca spotkania: weź pod uwagę czas dojazdu (plus 15 minut bufora czasowego) z miejsca, gdzie będziesz przed spotkaniem. Weź też pod uwagę również czas dojazdu do miejsca następnego spotkania (plus 15 minut bufora).

Upieram się (wewnętrznie) przy buforze czasowym z trzech względów. Jest to ważny aspekt pracy nad tym jak być punktualnym, ponieważ:

  • Każde spotkanie może się troszkę przedłużyć: warto mieć chwilę czasu, aby je, chociaż podsumować i zdecydować, co dalej (np. umówić się na kolejne spotkanie).
  • Potrzeba trochę czasu, aby przygotować sobie zajęcia na czas dojazdu.
  • Szacunki czasu dojazdu mogą się nie sprawdzić. Np. korki będę większe niż zwykle.

Miejsce spotkania

4. Zapytaj rozmówcę o preferencje, co do miejsca. Porównaj z lokalizacją swojego poprzedniego spotkania w danym dniu, ale też z lokalizacją swojego następnego spotkania.

Ustal wspólnie taką lokalizację, która pozwoli Ci punktualnie dotrzeć na właśnie umawiane spotkanie (muisz mieć też bufor czasowy). Ale chcesz też punktualnie dotrzeć na kolejne spotkanie (tu też musisz mieć bufor). Jeśli (z powodu preferencji Twojego rozmówcy) nie możecie znaleźć lokalizacji, która spełnia powyższe warunek: poszukajcie innego terminu.

5. Ustaw w kalendarzu alarm związany z umawianym obecnie spotkaniem: na godzinę związaną z końcem poprzedniego spotkania.

6. Skoryguj alarm związany z następnym spotkaniem: ustaw na godzinę związaną z zakończeniem obecnie umawianego spotkania.

Jeśli umawiasz się na spotkanie w terminie, gdy wcześniej nie masz spotkania, ustaw wstępny alarm, uwzględniając czas dojazdu z Twojego domu lub biura (plus 15 minut bufora). Będąc przy komputerze sprawdź przewidywany czas dojazdu zarówno samochodem https://www.google.pl/maps/ jak i komunikacją miejską: http://warszawa.jakdojade.pl/. W obydwu przypadkach sprawdź przewidywany czas dojazdu w dniu i godzinie spotkania. Wybierz ten środek komunikacji, który wskazuje krótszy czas dojazdu.

Jak być punktualnym? Wyjść o zaplanowanej porze

Podsumowując: umawiaj się na spotkania odpowiedzialnie. Tzn. miej wpisane w kalendarz alarmy uwzględniające czas dojazdu na spotkanie (plus 15 minut bufora czasowego). Niestety to nie wystarcza. Teraz musisz być konsekwentny we wdrożeniu tego planu w życie. I wiele osób na tym etapie się wykłada. Jeśli nie chcesz zawieść: stosuj następujące reguły.

1. Alarm jest przerwaniem niemaskowalnym.

Gdy słyszysz alarm: wiesz, że czas zakończyć pracę nad tym, nad czym właśnie pracowałeś. Jeśli jest to np. dokument: zakończ zdanie, dodaj krótką notatkę, co jeszcze w dokumencie powinieneś zrobić, zapisz wynik swojej pracy.

2. Przygotuj listę pomysłów na podróż.

Jak być punktualnym? Nie realizować żadnych pomysłów na to, co jeszcze możesz zrobić w domu lub biurze przed wyjściem. Z wyjątkiem tych, które zajmują nie więcej niż jedną minutę. Wszystkie inne pomysły zapisz na karteczce, którą następnie połóż w widocznym miejscu. Zrobisz to, gdy wrócisz ze spotkania. A więc? Dosypać kotom karmy do misek: robisz. Opróżnić zmywarkę: zapisz na listę. Podlać kwiaty: zapisz na listę. Wysłać maila do kolegi: zapisz na listę.

3. Zabierz ze sobą narzędzia do realizacji pomysłów na podróż.

Np. przegranie filmu na smartfona może zająć kilka minut.

4. Jeśli nie byłeś jeszcze na miejscu spotkania: sprawdź jak tam dojechać.

Przygotuj sobie plan awaryjny: gdyby zawiódł Twój smartfon lub inne narzędzie, które ma Cię doprowadzić do celu. Np. wydrukuj mapkę okolicy, w której będzie spotkanie.

5. Wyjdź spokojny: z bufora czasowego zużyłeś 5-10 minut (jeszcze 5-10 minut masz w zapasie).

Jak być punktualnym? Jesteś za wcześnie!

Już nie powinno Cię to denerwować. Masz zajęcie. Nawet gdy inni się spóźniają. Skorzystaj wtedy z opcji, które przygotowałeś na czas podróży.

Inne pomysły

Masz inny pomysł na punktualność? Podziel się, proszę ze mną i innymi czytelnikami tego tekstu. A może chcesz jeszcze bardziej zapanować nad swoim kalendarzem? Proponuję Ci tekst: Idealny tydzień.

Zostaw komentarz

*

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.