Jestem przekonany, że masz za sobą wiele ważnych rozmów. Zapewne też przytrafiła Ci się rozmowa kluczowa. Może nawet więcej niż jedna. Kluczowa, czyli taka, która miała bardzo duży wpływ na Twoje dalsze losy. Np. decydująca rozmowa w gronie rodziny o wyborze kierunku studiów, spotkanie w sprawie pracy, ostatnia rozmowa przed podpisaniem bardzo ważnego kontraktu, rozmowa z bliską osobą o Waszym konflikcie itp.
Przypomnij sobie, jak (w Twojej ocenie) wypadła ta kluczowa rozmowa. Jak dużo zadowolenia Ci dała? A jak dużo żalu, goryczy, że coś poszło nie tak, jak miało pójść? W tej chwili chodzi tylko o Twoje subiektywne uczucia. Kiedy już przejrzysz w myśli przynajmniej kilka przypadków: zrób podsumowanie. Jaki był średni poziom Twojego zadowolenia? Np. w skali od 0 do 10.
A teraz przyjrzyj się obiektywnym efektom każdej z tych rozmów. Staraj się odsunąć na bok swoje ówczesne emocje. Przecież mogło być tak, że rozmowa z szefem o Twojej podwyżce poszła (w Twoim odczuciu) fatalnie, a jednak szef podwyżkę Ci dał. Albo rozmowa była miła, gładka i przyjemna, ale efekt końcowy: żaden. Po przyjrzeniu się każdemu z przypadków: zrób podsumowanie. Jaki był średni poziom osiągniętych efektów? Np. w skali od 0 do 10.
Jeśli chcesz, możesz teraz te dwie wielkości porównać i wyciągnąć dla siebie jakieś wnioski. Np. co zrobisz inaczej w przyszłości. Moim celem nie jest namawianie Ciebie, abyś to zrobił.
W tej pierwszej części chciałem pokazać, że warto sobie wyraźnie powiedzieć: co jest dla mnie naprawdę ważne. Jeśli dla Ciebie ważniejsze jest samopoczucie po rozmowie, niż uzyskanie tego, co chcesz: to przyjmij jakiś plan działania. Jeśli natomiast najważniejsze jest dla Ciebie uzyskanie tego, o co Ci chodzi: to możesz zastosować inne podejście.
Jak się przygotować do kluczowej rozmowy?
Wychodzę z założenia, że do rzeczy ważnych trzeba przykładać większą wagę, niż do mniej ważnych. Na czym polega (moim zdaniem) przykładanie większej wagi? Na poświęceniu danej sprawie większej uwagi i/lub większej ilości czasu. Zatem nie przygotowujesz się specjalnie do rozmowy ze sprzedawczynią w sklepie, gdy wybierasz się na zakupy spożywcze. Natomiast gdy idziesz kupić samochód to chwilę:) się zastanowisz: jaki typ samochodu Cię interesuje, ile na niego chcesz wydać, co jest dla Ciebie w samochodzie istotne, a co nie, jak dużo będziesz nim jeździł itd.
Staraj się przygotowywać do rozmów ważnych. Nie zgadzaj się też (o ile możesz) na rozmowy kluczowe, gdy nie masz czasu na przygotowanie się do nich. Sam stosuję taką zasadę.
W tym tekście piszę jak (moim zdaniem), warto się do takich rozmów przygotować. Jeśli uważasz, że żadne przygotowania nie mają sensu, tylko trzeba spontanicznie i elastycznie reagować na to, co się wydarzy: to przyznaję Ci tylko częściowo rację. Masz rację (moim zdaniem) w tym, że nie da się przewidzieć wszystkich tematów, pytań, reakcji Twojego rozmówcy itd. I ja nigdy się w taki sposób nie próbuję przygotowywać. Z drugiej strony, według mnie: popełniasz błąd, nie przygotowując się w ogóle do kluczowej rozmowy. Wyrażenie nie przygotowując się w ogóle oznacza dla mnie, że nawet nie próbujesz ustalić, co chcesz osiągnąć w takiej rozmowie. W moim przekonaniu czasem coś na pierwszy rzut oka wydaje się atrakcyjne, ale gdy się nad tym głębiej zastanowię, to naprawdę ważniejsze jest dla mnie coś innego. Przygotowuję się jeszcze z innej perspektywy. Jakiej? Czytaj dalej.
Kluczowa rozmowa: Co jest dla Ciebie naprawdę ważne?
Zacznij od jasnego sformułowania celu: co chcesz osiągnąć w tej konkretnej kluczowej rozmowie, do której się przygotowujesz. Zacznij od burzy mózgu: wypisz wszystko, co Ci się zamarzy. Np. gdy przygotowujesz się do rocznej oceny swojej pracy możesz sobie wypisać np.: podwyżka, awans, nagroda, przeprosiny od szefa, dyplom, mail od prezesa do całej załogi na Twoją cześć, lepszy samochód służbowy, nowy laptop, najnowszy smartphone, większy, samodzielny pokój, jeden dzień w tygodniu wolny (ale płatny), żeby szef nie zwracał Ci uwagi przy innych, abyś nie dostawał wrzutek: na dzisiaj tuż przed 17:00, aby szef wywalił z roboty tego lenia Iksińskiego, aby szef Cię częściej chwalił, abyś częściej jeździł na szkolenia, aby szef bardziej Cię lubił, żebyś był zadowolony po rozmowie itd.
Potem zrób przegląd tej listy swoim ulubionym sposobem. Zapewne Ty też masz swój sposób. Możesz podobnie, jak ja przypisać wagę (jak dla Ciebie jest to ważne) do każdego pomysłu (np. w skali od 0 do 10) oraz ocenić prawdopodobieństwo sukcesu, gdy o to poprosisz. I wyliczyć wartość oczekiwaną = waga x prawdopodobieństwo. W ten sposób dostaniesz swoją listę top 5 i z niej wybierzesz dwie rzeczy najważniejsze (niekoniecznie top 2). Przy czym, wiesz doskonale, co jest dla Ciebie ważniejsze, a co jest mniej ważne, ale też akceptowalne. Wyboru tej ostatecznej pary, dokonasz odnosząc się do swoich wartości. Chodzi o zachowanie elastyczności, gdy szef nie zgodzi się na żadną z Twoich propozycji, ale zaproponuje coś innego.
Dygresja: Słyszałem o strategii, aby zawsze prosić o dwie rzeczy. O jedną, na której Ci naprawdę zależy i jednocześnie o drugą, która jest dużo trudniejsza do otrzymania (choć może być dla Ciebie mniej ważna). Ja jej nie stosuję. Dla mnie jest to rodzaj manipulacji.
Kluczowa rozmowa: Nastawienie
Nastawienie to druga część przygotowania. Twoje nastawienie ma istotny wpływ na to, jak przebiegnie rozmowa. I jaki będzie wynik tej rozmowy. Jeśli wybierzesz się na rozmowę z przekonaniem, że tego, o co prosisz i tak nie dostaniesz: to co się stanie? Masz rację. Raczej tego nie dostaniesz.
W tym Twoim nastawieniu chodzi o to, żeby prosić o to, co sądzisz, że możesz dostać (stąd istotne jest szacowanie prawdopodobieństw sukcesu). Nie idź na spotkanie z celem, o którym sądzisz, że jest nie do osiągnięcia. Czy zatem zawsze masz prosić o coś mało dla Ciebie istotnego? Oczywiście, że nie.
Prawdziwe pytanie brzmi: co powoduje, że sądzisz, iż tego nie dostaniesz? Jeśli, w głębi duszy, sądzisz, że na to nie zasługujesz (choć bardzo tego chciałbyś): to chyba nie powinieneś o to prosić.
Uwaga: Twoja ocena, nie zasługuję, to może być sprawa zbyt niskiej samooceny. I ta niska samoocena może być potencjalnym tematem pracy nad sobą. Ale dopóki ta praca nad sobą nie zostanie wykonana: kluczowe rozmowy, w których chcesz osiągnąć to, na co (Twoim zdaniem) nie zasługujesz, raczej nie doprowadzą do sukcesu.
Ale może Ty uważasz, że na to zasługujesz, ale ten Twój szef jest taki wredny, że nie ma szans. I to jest miejsce, gdzie pracujesz nad swoim nastawieniem. Przecież, gdy się temu przyjrzysz bliżej: zrozumiesz, iż nie możesz z całą pewnością wiedzieć, co myśli Twój szef, ani jaki on jest naprawdę. Ale przecież masz tyle dowodów! OK. Zatrzymaj się przy tych dowodach. Przy każdym z nich z osobna.
Fakty i interpretacje
To jest najważniejszy moment całego Twojego przygotowania. Dla każdej sytuacji, którą pamiętasz, przeprowadzasz następującą analizę:
- Jakie były fakty?
To muszą być fakty. Takie, że nawet Twój szef, gdy mu je przedstawisz, na pewno im nie zaprzeczy. Np. szef powiedział w obecności jeszcze dwóch osób: to, co zrobiłeś, to był błąd.
- Jaka była Twoja ich interpretacja?
Tu najczęściej masz swoją interpretację obciążającą szefa. Zrobił to, bo nie zastanawia się nad tym, co czują inni, mnie nie lubi, lubi innych poniżać, chciał mi dokuczyć, chciał pokazać, że to on tu rządzi itp. Przy czym jeśli Twoja interpretacja brzmiała bo jest dupkiem: powinieneś zejść na poziom: co to znaczy, że jest dupkiem.
- Jaka jest możliwa inna interpretacja?
Szukasz innych motywów szefa. Mniej jednoznacznych np. myślał, że nie wiem, iż popełniłem błąd, nie zauważył, że były jeszcze dwie inne osoby, te dwie inne osoby też popełniły błędy i szef im je wytknął, bo taki ma styl.
- Jaka jest możliwa interpretacja pozytywna?
Teraz poszukaj motywacji usprawiedliwiających takie zachowanie: chciał mi pomóc, pokazując, co mogę robić lepiej; ludzie mu zarzucają, że mnie faworyzuje: więc skrytykował Cię w obecności innych; zareagował tak, bo Ty często wytykasz innym błędy w bezpardonowy sposób: żebyś zobaczył, jak to jest itp.
Podsumowując te sytuacje, dostrzeżesz, że być może uległeś mechanizmowi szufladkowania i teraz wszystko (nieświadomie) interpretujesz na niekorzyść szefa: Ocenianie innych, cz. 1.
Dobre cechy rozmówcy
Spędź teraz trochę czasu na uświadomieniu sobie, za co swojego szefa:
- Cenisz
- Szanujesz
- Lubisz
Poszukaj prawdziwych powodów, nawet drobnostek. Może np. ma poczucie humoru, albo ma fajny krawat, albo nigdy się nie spóźnia, albo dotrzymuje obietnic itd., itp. Staraj się o tym pamiętać na przyszłość. W szczególności przypomnij sobie te wszystkie elementy tuż przed kluczową rozmową.
Uwaga: Po takim przepracowaniu swojego nastawienia może się okazać, że Twoje szacunki dotyczące prawdopodobieństwa były błędne. Możesz więc wrócić ponownie do ustalenia, co jest dla Ciebie naprawdę ważne i ma szanse realizacji.
Elastyczność
Na spotkanie wejdź ze świadomością, za co szefa cenisz, szanujesz, lubisz. Z przekonaniem, że w tym wszystkich sytuacjach, które pamiętasz z przeszłości, Twoja ocena mogła być błędna.
Takie nastawienie pozwala Ci być wobec szefa bardziej otwartym. Słuchać tego, co mówi i reagować elastycznie na jego propozycje. Może nawet gdy nie dostaniesz tego, co chciałeś, to skorzystasz z jego propozycji i też wyjdziesz zadowolony?
Że nie ma pewności, iż Twoje nastawienie cokolwiek zmieni? Nie ma. Ty możesz zrobić wszystko idealnie, a szef będący dupkiem, pozostanie dupkiem. Tak może się zdarzyć. Ale przynajmniej wiesz, że dałeś szefowi szansę.
Z drugiej strony. A jeśli to Ty się mylisz? Jeśli tylko Ty zaszufladkowałeś swojego szefa jako dupka? I on to wyczuł. A teraz to szef tylko reaguje zgodnie z Twoimi oczekiwaniami: Ocenianie innych, cz. 2. To kto wtedy jest dupkiem?
A Ty? Co robisz, gdy czeka Cię kluczowa rozmowa?
Jeśli chcesz wiedzieć więcej: przeczytaj książkę: Kluczowe rozmowy. Autorzy: Kerry Patterson, John Grenny, Ron McMillan, Al Switzler.
