Niska pozycja Działu IT w firmie

Nawiązując do poprzedniego artykułu Pozycja Działu IT w firmie próbuję wywołać dyskusję o tym, co może zrobić Dział IT, który jest nisko oceniany. Zwłaszcza w sytuacji, gdy okaże się, że ta niska ocena Działu IT ma swoje podstawy, bo np. w analizie finansowej okazało się, że inne Działy firmy są efektywniejsze.

Sprawa najważniejsza – zaakceptować rzeczywistość

Tzn. nie uciekać w usprawiedliwienia-negacje typu: „nie da się wszystkiego przeliczać na pieniądze”, „wycena naszych usług jest zaniżana”, „bezpieczeństwo danych nie mam ceny”, itp. Oczywiście, zakładam, że wyliczenie wartości usług oferowanych przez Dział IT zostało przeprowadzone rzetelnie: z udziałem Pracowników IT, oparte na danych rynkowych, a nie na estymacjach np. Działu Finansów danej firmy. Jeśli są wątpliwości, co do rzetelności wyliczeń należy je wskazać i analizę przeprowadzić powtórnie biorąc ponownie pod uwagę te elementy, które budzą wątpliwości.

Uwaga: jeśli wnosimy zastrzeżenia do wyliczeń przeprowadzonych przez np. Dział Finansów – musimy się zaangażować w zrozumienie metodyki i sprawdzanie źródeł danych rynkowych. Warto się spierać, szukając rozwiązania, które zaakceptują obydwie strony. Ale też w trakcie tego sporu zadeklarować, że – gdy zostanie osiągnięte porozumienie – nikt nie będzie więcej negował wyników tej analizy. Przestrzegam przed dewizą Kalego „jak wynik będzie OK (z mojego punktu widzenia) to się zgodzę, a jak nie: to znajdę dalsze argumenty, które pozwolą mi go podważyć”. Moje doświadczenie uczy, że przedstawiciele biznesu przestaną rozmawiać z Działem IT, który zachowa się w ten sposób.

Dział IT oferuje usługi droższe niż konkurenci na rynku – co robić?

A więc „wyszło szydło z worka”. Po wyliczeniach okazało się, że Dział IT jest droższy niż oferta rynkowa za te same usługi. Co może zrobić Dział IT?

Po pierwsze: przejąć inicjatywę.

Nie wolno nic nie robić udając, że nie ma żadnego problemu. Dlaczego? Bo, co jak co, ale liczyć pieniądze biznes umie. Prędzej, czy później (raczej prędzej niż później) biznes podejmie jakieś decyzje. Jakie? Od polecenia, aby zredukować personel o ileś etatów, poprzez to samo polecenie (redukcja o więcej etatów) z przeniesieniem części usług do firmy zewnętrznej aż po … zamknięcie Działu IT.

Jak przejąć inicjatywę? Przyjrzeć się usługom, które Dział świadczy. Zobaczyć, gdzie jest potencjał na zwiększenie wartości usług. Po rozmowach z przedstawicielami biznesu (w sprawie wyceny usług) może być łatwiej ich o to zapytać. Są szanse, że biznes poprosi o coś, co łatwo dostarczyć niewielkim dodatkowych kosztem (lub bez dodatkowych kosztów), a co dla biznesu ma dużą wartość. I tu docieramy do sedna. Dział IT musi chcieć przejść na model usługowy tzn. sprzedawać usługi, które są najbardziej potrzebne biznesowi. I to biznesowi tej konkretnej firmy. To może być wielka wartość posiadania Działu IT wewnątrz firmy: że Pracownicy Działu IT znają specyfikę firmy, w której pracują. Tego nie może (przynajmniej nie od razu) zaoferować dostawca usług z zewnątrz. Druga korzyść dla Działu IT: w modelu usługowym można patrzeć przez pryzmat wartości jaką wnosimy dla biznesu, a nie wyłącznie przez pryzmat kosztów jakie taka usługa za sobą niesie.

Po drugie: przyznać, z jakich usług można zrezygnować

Warto sobie jasno i uczciwie powiedzieć, które usługi nie mają potencjału na rozwój i dostarczania dodatkowej wartości biznesowi. I mieć świadomość, że to może oznaczać iż te usługi zostaną przejęte przez firmę zewnętrzną. To można też jasno przekazać biznesowi: usługi „a”, „b” i „c” w naszym wykonaniu będą zawsze deficytowe. Nie jesteśmy w stanie ich dostarczać po kosztach jakie oferują firmy zewnętrzne, które się w nich specjalizują. I to już będzie decyzja biznesu, czy te usługi zostaną w firmie, czy też nie. Co ciekawe – często zostają. A wtedy to już biznes ponosi za to odpowiedzialność i nie może oskarżać Działu IT, że jest nieefektywny (w tym obszarze).

Co na to ludzie?

Właśnie. Jak cała taka „afera” wpłynie na morale Zespołu – ludzi pracujących w Dziale IT? Wszystko zależy do tego jak się  zachowają Managerowie Działu IT. Osobiście jestem zwolennikiem (i to mi się sprawdziło w mojej pracy) maksymalnej możliwej otwartości. Moim zdaniem, warto Pracowników informować o sytuacji, szukać razem z nimi rozwiązań. Pomagać im przetrwać trudne chwile niepewności. W ostateczności – pomagać znaleźć inna pracę np. wystawiając uczciwą rekomendację. Zakładam przy tym, że Pracowników, którzy nie pracują dobrze nie bronimy za wszelką cenę, ale odpowiednio wcześnie informujemy ich i resztę załogi, że to Pracownicy najniżej oceniani (konkretne osoby) będę musieli odejść w pierwszej kolejności. Chodzi o to żeby Ci, którzy mają zostać czuli się bezpieczniej. Najgorszy scenariusz to taki, w którym najszybciej odejdą najlepsi Pracownicy: im najłatwiej będzie znaleźć pracę, a w sytuacji niepewnej nie będą chcieli czekać do ostatniej chwili.

Dla najlepszych Pracowników z obszarów, które mogą być oddane firmom zewnętrznym warto przygotować ofertę przekwalifikowania, aby ich zatrzymać w firmie. To będzie też jasny sygnał dla wszystkich Pracowników, że Managerowie chcą zatrzymać dobrych Pracowników. Oczywiście, zakładam, że Managerowi pogodzili się z faktem, że Dział IT może zostać uszczuplony liczebnie, gdy niektóre usługi zostanę oddane.

Jak Ci się podobają powyższe pomysły? Pracowałeś/aś kiedyś w Dziale IT, który zmierzył się z podobnym wyzwaniem? Jak rozwiązano ten problem? Czego się dzięki temu nauczyłeś/aś?

Zobacz jeszcze

Jak kot z pęcherzem Co znaczy: biegać jak kot z pęcherzem? Biegać szybko? Na pewno. Być  zestresowanym? Na pewno. Biegać z sensem? Niekoniecznie. Właśnie. Biegać jak kot ...
Talent Days 2019. Wyniki ankiet   1.      Czy zakres tematyczny spotkania był interesujący? W skali od 0 do 10. 0 - w ogóle nie był interesujący,                  5 – średnio i...
Święty spokój Co to znaczy: mieć święty spokój? Być wolnym od trosk? Nie martwić się? Odetchnąć? Odpocząć od czegoś? W jaki sposób można stan osiągnąć? Trzeba rozwi...
Talent Days 2019 Zapraszam na Talent Days 2019. PGE Narodowy, 14 . marca 2019. Wstęp wolny, ale trzeba się zarejestrować. Ja też będę na Talent Days🙂 z darmowy...

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *