Spotkaniowi przeszkadzacze

Uczestniczysz w spotkaniach, prawda? Jak często masz poczucie, że w dużej mierze jest to strata czasu? Często z powodu osoby lub osób, które nawet dobrze zaplanowane spotkanie potrafią storpedować. Przy czym, takie osoby nie robią tego „po złości”. Zawsze się tak zachowują. To nie jest ich wina, że są jacy są. Kto zatem odpowiada za mierny wynik spotkania? Osoba prowadząca spotkanie. Tak. Warto się poważnie zastanowić - przed spotkaniem - kto powinien być osobą prowadzącą. Jeśli Ty nią bywasz – przyjrzyj się proponowanym sposobom radzenia sobie ze „spotkaniowymi przeszkadzaczami”.

O czym nie piszę tym razem?

Nie opisuję planowania spotkania: ustalenia terminu, przygotowania agendy, wyboru uczestników, uzgodnień z prelegentami, czy  omówienia planu z Ważnym Szefem. O tym już napisałem: Nie lubię nasiadówek. W tym tekście skupiam się na tym, jak „obronić” dobrze przygotowane spotkanie przed „przeszkadzaczami”.

Typy przeszkadzaczy

Spóźnialski

Zawsze się spóźnia. Zawsze z „bardzo ważnego powodu”.

Co robić? Ogłoś w zaproszeniu, że zaczniecie punktualnie. Włącz Spóźnialskiego w prowadzenie spotkania. Daj mu zadanie , które będzie rozpoczynało spotkanie.

Wielbiciel Smartfona

Może też być wielbiciel notebooka, tableta. Cały czas musi patrzeć na swój gadżet, koniecznie coś sprawdzać, odpisywać na maile, odpowiadać na SMSy, przekazywać wiadomości na komunikatorze.

Co robić? Ustalcie reguły panujące na spotkaniu. Np. wyłączamy (lub wyciszamy) i odkładamy urządzenia elektroniczne.

Ważny Szef 

Jego opinia liczy się o wiele bardziej niż innych. Niezależnie od merytorycznej zawartości. Wszyscy starają się Ważnemu Szefowi przypodobać

Co robić? Wprowadź Ważnego Szefa w temat (najlepiej przed spotkaniem): jakie tematy zespół już omówił, jakie opcje wcześniej odrzucił, itp.

Mistrz dygresji

Zawsze ma pytania. Czasem o szczegóły, czasem o „co będzie, jeśli …?” Odciąga od głównego tematu.

Co robić? Zadaj pytanie uczestnikom spotkania: „Czy chcemy rozważać teraz te opcje, pogłębiać temat – czy skupiamy się na realizowaniu agendy?”

Złotousty

Lubi mówić. Przemawiać. Każda wypowiedź trwa wiele minut. Często uaktywnia się, gdy chcemy zakończyć dyskusję nad jakimś tematem.

Co robić? Ustalcie reguły panujące na spotkaniu. Np. jeśli temat doszedł do poziomu „wystarczająco dobrze omówiony” – każdy ma prawo zaproponować zakończenie dyskusji i przejście do kolejnego punktu.

Dr No

Cokolwiek zostanie zaproponowane – dr No jest przeciw. Zawsze umie wskazać zagrożenie, ryzyko.

Co robić? Słuchaj uważnie. Gdy dr No już poda mnóstwo argumentów „przeciw”, doceń jego troskę. Potem zapytaj, czy nie widzi w ogóle szansy na to, aby to przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem?

Milczek

Siedzi na spotkaniu, ale nigdy się nie odzywa. Niby nie przeszkadza. Ale nie wiesz, co myśli. Może zgadza się z ustaleniami, a może nie. A może ma coś istotnego do powiedzenia? Zazwyczaj ma.

Co robić? Spytać Milczka o zdanie. Włączyć go w prowadzenie spotkania.

Twoje sposoby

A jakie są Twoje sposoby? Podziel się z nami. A może znasz jeszcze inny typy „przeszkadzacza”? Jak sobie z nim radzisz?

Chcesz wiedzieć więcej?

Zajrzyj do tekstu, z którego zaczerpnąłem inspirację i większość pomysłów dotyczących radzenia sobie z „przeszkadzaczami” -> https://www.businessknowhow.com/growth/meetingtips.htm. Tekst w języku angielskim.

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *