O czym nie piszę tym razem?
Nie opisuję planowania spotkania: ustalenia terminu, przygotowania agendy, wyboru uczestników, uzgodnień z prelegentami, czy omówienia planu z Ważnym Szefem. O tym już napisałem: Nie lubię nasiadówek. W tym tekście skupiam się na tym, jak obronić dobrze przygotowane spotkanie przed spotkaniowymi przeszkadzaczami. Ale chodzi mi też o to, aby to było asertywne, a nie agresywne.
Spotkaniowi przeszkadzacze. Typologia
Spóźnialski
Zawsze się spóźnia. Ale zawsze z bardzo ważnego powodu.
Co robić? Ogłoś w zaproszeniu, że zaczniecie punktualnie. Dodatkowo: włącz Spóźnialskiego w prowadzenie spotkania. Np. daj mu zadanie, które będzie rozpoczynało spotkanie.
Wielbiciel Smartfona
Może też być wielbiciel notebooka, tableta. Cały czas musi patrzeć na swój gadżet. Np. koniecznie musi coś sprawdzić, odpisać na maila, odpowiedzieć na SMSy, przekazywać wiadomości na komunikatorze.
Co robić? Ustalcie reguły panujące na spotkaniu. Np. wyłączamy (lub wyciszamy) i odkładamy urządzenia elektroniczne.
Ważny Szef
Jego opinia liczy się o wiele bardziej niż innych. Niezależnie od merytorycznej zawartości. W dodatku, wszyscy starają się Ważnemu Szefowi przypodobać
Co robić? Wprowadź Ważnego Szefa w temat (najlepiej przed spotkaniem). Np. jakie tematy zespół już omówił, jakie opcje wcześniej odrzucił, itp.
Mistrz dygresji
Zawsze ma pytania. Czasem o szczegóły, czasem o to co będzie, jeśli …. Ale odciąga od głównego tematu.
Co robić? Zadaj pytanie uczestnikom spotkania: Czy chcemy rozważać teraz te opcje, pogłębiać temat? Czy skupiamy się na realizowaniu agendy?
Złotousty
Lubi mówić. Przemawiać. Każda wypowiedź trwa wiele minut. Często uaktywnia się, gdy chcemy zakończyć dyskusję nad jakimś tematem.
Co robić? Ustalcie reguły panujące na spotkaniu. Np. jeśli temat doszedł do poziomu wystarczająco dobrze omówiony: każdy ma prawo zaproponować zakończenie dyskusji i przejście do kolejnego punktu.
Dr No
Cokolwiek zostanie zaproponowane: dr No jest przeciw. Ale zawsze ma argumenty: wskazuje zagrożenie, ryzyko.
Co robić? Słuchaj uważnie. Gdy dr No już poda mnóstwo argumentów przeciw: doceń jego troskę. Potem zapytaj, czy nie widzi w ogóle szansy na to, aby to przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem?
Milczek
Siedzi na spotkaniu, ale nigdy się nie odzywa. Niby nie przeszkadza. Ale nie wiesz, co myśli. Może zgadza się z ustaleniami, a może nie. Ale może ma coś istotnego do powiedzenia? Zazwyczaj ma.
Co robić? Spytać Milczka o zdanie. Włączyć go w prowadzenie spotkania.
Inni spotkaniowi przeszkadzacze?
Znasz jeszcze inny typy spotkaniowych przeszkadzaczy? Świetnie. Ale jak sobie z nim radzisz? A możesz znasz inne sposoby na tych, o których napisałem? Podzielisz się z innymi?
Chcesz wiedzieć więcej?
Zajrzyj do tekstu, z którego zaczerpnąłem inspirację i większość pomysłów dotyczących radzenia sobie ze spotkaniowymi przeszkadzaczami -> https://www.businessknowhow.com/growth/meetingtips.htm. Tekst w języku angielskim.
