Liczba zadań

Stresuje Cię liczba zadań? A robisz sobie codziennie plan dnia? Nie? A zdarza Ci się zapomnieć o czymś ważnym? Moim zdaniem codzienny plan (a potem przegląd) zadań pomaga tego unikać. Pozwala też obiektywnie dzień podsumować, unikając dołowania przez wewnętrznego krytyka. Daje też szansę na zajmowanie się również rzeczami ważnymi, zamiast tylko pilnymi.

Duża liczba zadań

Masz za dużo zadań na głowie. Boisz się, że nie zdążysz ich wszystkich wykonać. Albo, że o czymś ważnym zapomnisz. Stresujesz się, a to obniża Twoją wydajność i zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędu. W rezultacie robisz mniej, niż możesz. Przez to liczba zadań rośnie. Rośnie też stres. A Twoja produktywność jeszcze mocniej spada. Robisz mniej, więc stres jest jeszcze większy. W ten sposób powstaje błędne koło.

Co nie działa, gdy liczba zadań jest zbyt duża?

1. Branie się w garść

Jak się porządnie skupię, to nadrobię wszelkie zaległości. To myślenie życzeniowe. Gdy jesteś zestresowany nie ma mowy o skupieniu. Najpierw pozbądź się stresu: potem się skupisz.

2. Przeczekiwanie

Jakoś to będzie. W końcu samo się ułoży. To częściowo prawda. Pewne zadania się zdezaktualizują. Inne przejmą ludzie obok Ciebie widząc, że sobie nie radzisz. Liczba zadań się zmniejszy, ale stracisz sporo wiary w siebie. Ucierpi też Twój wizerunek w oczach osób dla Ciebie ważnych. A niektóre zapomniane sprawy mogą mieć bolesne konsekwencje.

3. Skrócenie snu

Działa tylko na krótka metę (do kilku dni). Potem warto odespać. Jako rozwiązanie systemowe jest nie do przyjęcia, gdyż zagraża Twojemu zdrowiu: Ile snu potrzebujemy?

4. Rezygnacja z odpoczynku i/lub przyjemności

Podobnie jak ze snem. To działa tylko krótkoterminowo. Potem rośnie Twoje zmęczenie, spada koncentracja oraz wydajność pracy. Rośnie liczba błędów i spraw zapomnianych.

5. Przekazanie części zadań innym osobom

To w zasadzie najlepsza z opisywanych dotychczas opcji. Może dobrze działać w przypadku zadań biznesowych: Delegowanie zadań. Problem w tym, że trzeba dużo zaufania, aby niektóre zadania przekazać innym: 10 sposobów delegowania. W życiu prywatnym często nie ma komu przekazać swoich zadań, bo wszyscy są przeciążeni. Więc liczba zadań nie maleje.

Lista zadań na dzisiaj

Zalecam robienie planu całego dnia: zarówno zadań biznesowych jak i prywatnych. Następnie:

1. Przeglądasz listę z dnia wczorajszego: może coś zostało i nadal wymaga Twojej uwagi.
2. Przeglądasz kalendarz: co masz zaplanowane na dzisiaj.
3. Wypisujesz dodatkowe zadania, które sobie przypomniałeś (albo zaglądasz do listy zadań, którą masz). Jeśli w ciągu dnia pojawią nowe zadania albo coś jeszcze sobie przypomnisz: dopisz do swojej listy.
4. Sprawdzasz, czy nie zapomniałeś o posiłkach, odpoczynku i/lub rozrywce, czasie na rozwój własny itp.
5. Przypisujesz wagę do każdego zadania.
6. Zaznaczasz zadania, które są pilne, np. nie mogą być przełożone na jutro.
7. Szacujesz pracochłonność każdego zadania.
8. Szeregujesz zadania: umieszczasz je na osi czasu.
9. Gdy widzisz, że się nie wyrobisz: usuwasz część zadań z dzisiejszej listy. Część zadań przenosisz do listy zadań, a część kwalifikujesz do kategorii: może kiedyś. Liczba zadań maleje.
10. Bierzesz się roboty😊
11. Po każdym zrobionym zadaniu: odhaczasz to na swojej liście. To Cię na bieżąco motywuje.
12. Na koniec dnia przeglądasz swoją listę i cieszysz się z tego, co zrobiłeś😊

Kluczowe jest uświadomienie sobie, że nigdy sobie wszystkiego do końca nie poukładasz. Innymi słowy: będziesz zmuszony rezygnować z niektórych zadań po to, aby mieć czas na inne.

Warto rozliczać się tylko z zadań ważnych. Po uszeregowaniu zadań: te ważne powinny być na początku listy. Z drobnym wyjątkiem, tzw. szybkich zwycięstw, czyli drobnych zadań, które zajmują po kilka, kilkanaście minut. Np. osobom o chronotypie sowy proponuję rozpoczęcia dnia od szybkich zwycięstw.

Co Ci to da?

Przecież zrobienie takiej listy to dodatkowe zadanie, które zabiera czas. Od tego nie ubędzie zadań. Jakie zatem korzyści daje to podejście?

1. Zmniejsza szansę zapomnienia o czymś.
2. Pozwala zajmować się przede wszystkim sprawami ważnymi.
3. Pokazuje Ci prawdę o tym, co danego dnia zrobiłeś: daje argumenty do dyskusji z wewnętrznym krytykiem.
4. Zmniejsza Twój stres: przez co działasz efektywniej, więc możesz zrobić więcej😊

Zacznij już dziś

Nie czekaj do jutra. Przecież dzisiaj masz jeszcze parę rzeczy do zrobienia. Zrób swoją listę. I ciesz się odhaczaniem🙂 Pamiętaj o prawie malejącej intencji.