Stresuje Cię liczba zadań?

Stresuje Cię liczba zadań?
Stresuje Cię liczba zadań? A robisz sobie codziennie plan dnia? Nie? A zdarza Ci się zapomnieć o czymś ważnym? Moim zdaniem codzienny plan (a potem przegląd) zadań pomaga tego unikać. Pozwala też obiektywnie dzień podsumować unikając "dołowania" przez wewnętrznego krytyka. Daje też szansę na zajmowanie się również rzeczami ważnymi, zamiast tylko pilnymi.

Duża liczba zadań

Masz za dużo zadań „na głowie”. Boisz się, że nie zdążysz ich wszystkich wykonać. Albo, że o czymś ważnym zapomnisz. Stresujesz się, a to obniża Twoją wydajność i zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędu. W rezultacie robisz mniej niż możesz. Przez to liczba zadań rośnie. Rośnie też stres. Więc Twoja produktywność jeszcze bardziej spada. Robisz mniej więc stres jest jeszcze większy…. Błędne koło.

Co nie działa, gdy liczba zadań jest zbyt duża?

1. „Branie się w garść”.

– Jak się porządnie skupię to nadrobię wszelkie zaległości. To myślenie życzeniowe. Gdy jesteś zestresowany nie ma mowy o skupieniu. Najpierw pozbądź się stresu – potem się skupisz.

2. Przeczekiwanie.

– Jakoś to będzie. W końcu samo się ułoży. To częściowo prawda. Pewne zadania się zdezaktualizują. Inne przejmą ludzie obok Ciebie widząc, że sobie nie radzisz. Liczba zadań się zmniejszy, ale stracisz sporo wiary w siebie. Ucierpi też Twój wizerunek w oczach osób dla Ciebie ważnych. A niektóre zapomniane sprawy mogą mieć bolesne konsekwencje.

3. Skrócenie snu.

Działa tylko na krótka metę (do kilku dni). Potem warto „odespać”. Jako „rozwiązanie systemowe” jest nie do przyjęcia, gdyż zagraża Twojemu zdrowiu -> Ile snu potrzebujemy?

4. Rezygnacja z odpoczynku i/lub przyjemności.

Podobnie jak ze snem. Tylko krótkoterminowo. Potem rośnie Twoje zmęczenie, spada koncentracja oraz wydajność pracy. Rośnie liczba błędów i spraw zapomnianych.

5. Przekazanie części zadań innym osobom.

To w sumie najlepsza z opisywanych dotychczas opcji. Może dobrze działać w przypadku zadań biznesowych ->  Delegowanie zadań. Problem w tym, że trzeba dużo zaufania, aby niektóre zadania przekazać innym -> 10 sposobów delegowania. W życiu prywatnym często nie ma komu przekazać swoich zadań, bo wszyscy są przeciążeni. Więc liczba zadań nie maleje.

Lista zadań na dzisiaj

Zalecam robienie planu całego dnia: zarówno zdań biznesowych jak i prywatnych.

  1. Przeglądam listę z dnia wczorajszego – może coś zostało i nadal wymaga mojej uwagi.
  2. Przeglądam kalendarz – co mam zaplanowane na dzisiaj.
  3. Wypisuję dodatkowe zadania, które sobie przypomniałem (albo zaglądam do „listy zadań” którą mam). Jeśli w ciągu dnia pojawią nowe zadania albo coś jeszcze sobie przypomnę – dopiszę do mojej listy.
  4. Sprawdzam, czy nie zapomniałem o posiłkach, odpoczynku i/lub rozrywce, czasie na rozwój własny, itp.
  5. Przypisuję wagę do każdego zadania.
  6. Zaznaczam zadania, które są pilne, np. nie mogą być przełożone na jutro.
  7. Szacuję pracochłonność każdego zadania.
  8. Szereguję zadania – umieszczam je na osi czasu.
  9. Gdy widzę, że „się nie wyrobię” – usuwam część zadań z dzisiejszej listy. Część  zadań przenoszę do „listy zadań”, a  część kwalifikuję do kategorii: „może kiedyś”. Liczba zadań maleje.
  10. Biorę się roboty:).
  11. Po każdym zrobionym zadaniu – „odhaczam” to na swojej liście. To mnie motywuje.
  12. Na koniec dnia przeglądam swoją listę i cieszę się z tego co zrobiłem:).

Kluczowe jest uświadomienie sobie, że „nigdy sobie wszystkiego do końca nie poukładasz”. Innymi słowy: będziesz zmuszona rezygnować z niektórych zadań po to, aby mieć czas na inne.

Poważnie rozliczać się warto tylko z zadań ważnych. Po uszeregowaniu zadań: te ważne są na początku listy zadań. Z drobnym wyjątkiem, tzw. „szybkich zwycięstw”, czyli drobnych zadań, które zajmują po kilka, kilkanaście minut. Np. osobom o chronotypie sowy proponuję rozpoczęcia dnia od „szybkich zwycięstw”.

Co mi to da?

Przecież zrobienie takiej listy to dodatkowe zadanie, które zabiera czas. Od tego nie ubędzie zadań. Jakie korzyści daje to podejście?

  1. Zmniejsza szansę zapomnienia o czymś.
  2. Pozwala zajmować się przede wszystkim sprawami ważnymi.
  3. Pokazuje Ci prawdę o tym, co danego dnia zrobiłeś – daje argumenty do dyskusji z wewnętrznym krytykiem.
  4. Zmniejsza Twój stres – przez co działasz efektywniej, a więc możesz zrobić więcej:).

Zacznij już dziś

Nie czekaj do jutra. Przecież dzisiaj masz jeszcze parę rzeczy do zrobienia. Zrób swoją listę. I ciesz się „odhaczaniem”:). Pamiętaj o prawie malejącej intencji.

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *