Stresuje Cię liczba zadań?

 Robisz sobie codziennie plan dnia? A zdarza Ci się zapomnieć o czymś ważnym? Moim zdaniem codzienny plan (a potem przegląd) zadań pomaga tego unikać. Pozwala też obiektywnie dzień podsumować unikając "dołowania" przez wewnętrznego krytyka. Daje też szansę na zajmowanie się również rzeczami ważnymi, zamiast tylko pilnymi.

Problem

Masz za dużo zadań „na głowie”. Boisz się, że nie zdążysz ich wszystkich wykonać. Albo, że o czymś ważnym zapomnisz. Stresujesz się, a to obniża Twoją wydajność i zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędu. W rezultacie robisz mniej niż możesz. Przez to lista Twoich zadań rośnie. Rośnie też stres. Więc Twoja produktywność jeszcze bardziej spada. Robisz mniej więc stres jest jeszcze większy…. Błędne koło.

Co nie działa?

1. „Branie się w garść”.

– Jak się porządnie skupię to nadrobię wszelkie zaległości. To myślenie życzeniowe. Gdy jesteś zestresowany nie ma mowy o skupieniu. Najpierw pozbądź się stresu – potem się skupisz.

2. Przeczekiwanie.

– Jakoś to będzie. W końcu samo się ułoży. To częściowo prawda. Pewne zadania się zdezaktualizują. Inne przejmą ludzie obok Ciebie widząc, że sobie nie radzisz. Ale stracisz sporo wiary w siebie. Ucierpi też Twój wizerunek w oczach osób dla Ciebie ważnych. A niektóre zapomniane sprawy mogą mieć bolesne konsekwencje.

3. Skrócenie snu.

Działa tylko na krótka metę (do kilku dni). Potem warto „odespać”. Jako „rozwiązani systemowe” jest nie do przyjęcia, gdyż zagraża Twojemu zdrowiu -> Ile snu potrzebujemy?

4. Rezygnacja z odpoczynku i/lub przyjemności.

Podobnie jak ze snem. Tylko krótkoterminowo. Potem rośnie Twoje zmęczenie, spada koncentracja oraz wydajność pracy. Rośnie liczba błędów i spraw zapomnianych.

5. Przekazanie częsci zadań innym osobom.

To w sumie najlepsza z opisywanych dotychczas opcji. Może dobrze działać w przypadku zadań biznesowych ->  Delegowanie zadań. Problem w tym, że trzeba dużo zaufania, aby niektóre zadania przekazać innym -> https://skris.pl/10-sposobow-delegowania/. W życiu prywatnym często nie ma komu przekazać swoich zadań, bo wszyscy są przeciążeni.

Lista zadań na dzisiaj

Zalecam robienie planu całego dnia: zarówno zdań biznesowych jak i prywatnych.

  1. Przeglądam listę z dnia wczorajszego – może coś zostało i nadal wymaga mojej uwagi.
  2. Przeglądam kalendarz – co mam zaplanowane na dzisiaj.
  3. Wypisuję dodatkowe zadania, które sobie przypomniałem (albo zaglądam do „listy zadań” którą mam). Jeśli w ciągu dnia pojawią nowe zadania albo coś jeszcze sobie przypomnę – dopiszę do mojej listy.
  4. Sprawdzam, czy nie zapomniałem o posiłkach, odpoczynku i/lub rozrywce, czasie na rozwój własny, itp.
  5. Przypisuję wagę do każdego zadania.
  6. Zaznaczam zadania, które są pilne, np. nie mogą być przełożone na jutro.
  7. Szacuję pracochłonność każdego zadania.
  8. Szereguję zadania – umieszczam je na osi czasu.
  9. Gdy widzę, że „się nie wyrobię” – usuwam część zadań z dzisiejszej listy. Część  zadań przenoszę do „listy zadań”, a  część kwalifikuję do kategorii: „może kiedyś”.
  10. Biorę się roboty:).
  11. Po każdym zrobionym zadaniu – „odhaczam” to na swojej liście. To mnie motywuje.
  12. Na koniec dnia przeglądam swoją listę i cieszę się z tego co zrobiłem:).

Kluczowe jest uświadomienie sobie, że „nigdy sobie wszystkiego do końca nie poukładasz”. Innymi słowy: będziesz zmuszona rezygnować z niektórych zadań po to, aby mieć czas na inne.

Poważnie rozliczać się warto tylko z zadań ważnych. Po uszeregowaniu zadań: te ważne są na początku listy zadań. Z drobnym wyjątkiem, tzw. „szybkich zwycięstw”, czyli drobnych zadań, które zajmują po kilka, kilkanaście minut. Np. osobom o chronotypie sowy proponuję rozpoczęcia dnia od „szybkich zwycięstw”.

Co mi to da?

Przecież zrobienie takiej listy to dodatkowe zadanie, które zabiera czas. Od tego nie ubędzie zadań. Jakie korzyści daje to podejście?

  1. Zmniejsza szansę zapomnienia o czymś.
  2. Pozwala zajmować się przede wszystkim sprawami ważnymi.
  3. Pokazuje Ci prawdę o tym, co danego dnia zrobiłeś – daje argumenty do dyskusji z wewnętrznym krytykiem.
  4. Zmniejsza Twój stres – przez co działasz efektywniej, a więc możesz zrobić więcej:).

Zacznij już dziś

Nie czekaj do jutra. Przecież dzisiaj masz jeszcze parę rzeczy do zrobienia. Zrób swoją listę. I ciesz się „odhaczaniem”:). Pamiętaj o prawie malejącej intencji.

Zobacz jeszcze

Jak kot z pęcherzem Co znaczy: biegać jak kot z pęcherzem? Biegać szybko? Na pewno. Być  zestresowanym? Na pewno. Biegać z sensem? Niekoniecznie. Właśnie. Biegać jak kot ...
Talent Days 2019. Wyniki ankiet   1.      Czy zakres tematyczny spotkania był interesujący? W skali od 0 do 10. 0 - w ogóle nie był interesujący,                  5 – średnio i...
Święty spokój Co to znaczy: mieć święty spokój? Być wolnym od trosk? Nie martwić się? Odetchnąć? Odpocząć od czegoś? W jaki sposób można stan osiągnąć? Trzeba rozwi...
Talent Days 2019 Zapraszam na Talent Days 2019. PGE Narodowy, 14 . marca 2019. Wstęp wolny, ale trzeba się zarejestrować. Ja też będę na Talent Days🙂 z darmowy...

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *