Niniejszy tekst dedykuję wszystkim, którzy dużo pracują. Szczególnie tym, którzy czują się przytłoczeni nadmiarem obowiązków. Nie chodzi tylko o pracę zawodową: chociaż o pracę też. Zatem: zawsze masz dużo do zrobienia, ciągle brakuje Ci czasu, cały czas martwisz się o to, czy się wyrobisz? Jeśli robisz listę rzeczy do zrobienia to lista na koniec dnia często jest dłuższa niż ta, która powstała na początku dnia? Ciągle liczysz na to, że kiedyś się obrobisz? Ale jak dotąd: tak się nie dzieje? Jeśli masz odwagę stanąć w prawdzie: to ten tekst jest dla Ciebie.
Za dużo pracy? Nigdy sobie tego nie poukładasz
Na początek mam dla Ciebie wiadomość, która Ci się raczej nie spodoba: nigdy sobie tego nie poukładasz. Przyjrzyj się teamu bliżej. Od ilu lat myślisz, że kiedyś się obrobisz? i będzie łatwiej? I co? Jest łatwiej? Nie jest. To na jakiej podstawie sądzisz, że jednak kiedyś będzie łatwiej? Nie będzie. Masz za dużo pracy? Na pewno nie będzie łatwiej, jeśli czegoś nie zmienisz. I nie chodzi o zmianę rzeczywistości wokół Ciebie: na to masz bardzo ograniczony wpływ. Chodzi o zmianę Twojego podejścia. Jeśli nie zgadzasz się z tą tezą: nie ma sensu abyś czytał dalej. Szkoda Twojego czasu: masz przecież tyle rzeczy do zrobienia.
Czytasz dalej? Pozmagaj się z tezą: nigdy sobie tego nie poukładam, jeśli nic w sobie nie zmienię. Jesteś w stanie przyznać, że to prawda (w Twoim przypadku)? Zapisz sobie to zdanie i się pod nim podpisz. To ważne. Ten akt pomoże Ci zdecydować się na zmianę, a potem tę zmianę wdrożyć w życie.
Masz z tym wielki problem? Jesteś perfekcjonistą?
Za dużo pracy. Na co masz wpływ?
Jak już śmiało:) zaznaczyłem poprzednio: na rzeczywistość wokół mnie masz ograniczony wpływ. Tzn. owszem, możesz część swoich zadań przekazać innym. Ale większości nie możesz, np. szef w pracy nie zgodzi się, aby połowę Twoich zadań wykonywali inni pracownicy. Podobnie domownicy: nie przejmą nagle połowy Twoich obowiązków. I nie chodzi o to, czy to ma być połowa, czy może tylko 25%. Ani o to, czy Ci przejmujący Twoje zadania mają odpowiednie kwalifikacje żeby te zadania przejąć. Takie wątpliwości to kwestie Twojego wewnętrznego krytyka, który subtelnie podprowadza do konkluzji: w obecnych okolicznościach przyrody (i niepowtarzalnych) nic się z tym nie da zrobić. Otóż, da się! Źródłem poprawy Twojej sytuacji ma być Twoja świadoma postawa wobec różnych zadań.
Wykonujesz mnóstwo zbędnych zadań
Powyższa teza też Ci się pewnie nie podoba. Jednak namawiam Cię do uczciwego przyjrzenia się Twojej liście dzisiejszych zadań. Ile z Twoich zadań jest naprawdę ważnych, ile naprawdę pilnych?
Dość często przyczyną brania na siebie dużej liczby zadań, jest pewna bezrefleksyjność, szczególnie dokuczliwa u osób o konstrukcji działacza (ang. doer). Jeśli podejrzewasz u siebie taką przypadłość zajrzyj do tekstu: Jesteś DO-erem, czy THINK-erem?
Dygresja na temat produktywności: Osoby, które zajmują się efektywnością pracy nie czynią cudów. Nie powodują swoimi magicznymi sztuczkami, że nagle, w tym samym czasie, przerobisz dwa razy więcej zadań. Owszem, pomogą Ci pozbyć się złych nawyków (np. tzw. multitaskingu, rozpraszaczy: np. sprawdzania co chwilę poczty, zaglądania do Internetu, bo coś Ci się przypomniało, itp.). Ale (tak naprawdę) ci specjaliści oferują pewien system pracy, który pozwala unikać bezustannego stresu. Chroni przed ciągłym lękiem: czy ja, w tym nawale zadań, o czymś nie zapomniałem? Jest to największa korzyść i największy postęp jaki można uzyskać ze współpracy z takimi osobami.
Inną ważną korzyść z takiej współpracy wypracowujesz głównie samodzielnie. Trzeba przyznać, że tacy specjaliści do tego Cię popychają i w tym pomagają. Ale to Ty dokonujesz w sobie tej przemiany. Korzyść, o której piszę to wypracowanie postawy bazującej na priorytetach. Ta postawa zakłada, że nigdy nie zdołasz przerobić wszystkich zadań, które się wokół Ciebie pojawiają. Innymi słowy: zrobisz tyle ile dasz radę, ale będą to sprawy najważniejsze. I znowu: jeśli masz duży opór przed przyjęciem tej tezy, nie czytaj dalej dopóki się z nią nie pogodzisz. A jak już się pogodzisz: zapisz sobie i się podpisz. To będzie Twój punkt startowy.
Co robić?
1. Sporządzaj listy swoich wszystkich zadań
Jeśli robisz to codziennie: rób tak dalej. Jeśli nie robisz: zacznij robić. Ale bez napinki, że wszystko, co jest na liście musi być zrobione. W szczególności, nie musi być zrobione dzisiaj. Lista jest po to, aby zobaczyć, co jest potencjalnie do zrobienia.
2. Za dużo pracy? Wyodrębniaj projekty
Bardzo ważny etap. Jeśli coś jest bardzo dużym zadaniem: masz tendencję, aby go unikać, odłożyć. Często przeraża Cię złożoność zadania, czasem prozaicznie wolisz zrobić trzy inne zadania (dużo mniejsze), bo będziesz miał odhaczone trzy zadania, a nie jedno:). Takie duże zadanie nazywasz projektem i dodajesz wtedy jeszcze jedno zadanie (poprzedzające): rozłożyć ten projekt na mniejsze cegiełki. Jeśli masz problem z takim podejściem zajrzyj do artykułu: Nie lubię projektów – lubię proste zadania.
3. Klasyfikuj zadania: ważne i pilne; ważne; pilne; ani ważne, ani pilne;
Sprawy nieważne i niepilne możesz spokojnie odłożyć. Tzn. możesz z nich całkowicie zrezygnować. Ale jeśli nie chcesz rezygnować, zapisz je w specjalnym miejscu: może zrobię to kiedy indziej.
4. Co zrobisz dzisiaj, a co przesuniesz na inny termin
Jeśli masz na dzisiaj zbyt dużo spraw jednocześnie ważnych i pilnych: ustal, które z nich są najważniejsze. Inne odłożysz lub przekażesz komuś do wykonania (np. szefowi).
Uwaga: nie ma co unikać trudnej rozmowy z szefem, że masz za dużo zadań. Przecież i tak się wyda, jeśli nie zrobisz wszystkiego co jest na dzisiaj. Lepiej z góry powiedzieć o tym szefowi: ma on wtedy szansę znaleźć jakieś rozwiązanie. Przy okazji: siedzenie po godzinach pomaga tylko na krótką metę. W dłuższym okresie czasu spowoduje, że przestaniesz się wyrabiać, a zaczniesz popełniać poważne błędy.
Dąż do tego, aby (po pewnym okresie przejściowym) nie mieć zbyt dużo zadań, które są jednocześnie ważne i pilne. Jeśli to się nie zmienia: oznacza, że ciągle działasz w trybie strażaka: wyłącznie gasisz pożary. A jeśli tak jest: to nie masz czasu na zapobieganie pożarom. I jeśli nic z tym nie zrobisz: nic się nie zmieni.
5. Za dużo pracy? Robisz rzeczy pilne kosztem ważnych?
Bardzo często przyczyną przeciążenia pracą (oprócz robienia rzeczy nieważnych) jest automatyczne ustawienie wyższego priorytetu dla zadań pilnych w porównaniu z zdaniami ważnymi. Namawiam Cię do dużej ostrożności przy takim podejściu. Rzeczy ważne bywają też pracochłonne. Jeśli ważne sprawy ciągle odkładasz: sam się wpędzasz w sytuację, gdy masz na raz dużo rzeczy jednocześnie ważnych i pilnych.
Tak, jeśli nie ma wyjścia: nie rób rzeczy pilnej, ale za to zrób rzecz dużo ważniejszą.
Uwaga: niezbędne jest, aby w Twoim kalendarzu znalazł się też czas na odpowiednią ilość snu, na odpoczynek, relaks, przyjemności: idealny tydzień. Bez tego Twój akumulator (nie będąc doładowywany) wkrótce się wyczerpie i nie będziesz w stanie wykonywać nawet tej liczby zadań, którą wykonywałeś do tej pory.
Nadal za dużo pracy?
Teraz trzeba już tylko:) konsekwentnie wcielać powyższy pomysł w życie. Dzień po dniu. Codziennie. A wieczorami cieszyć się, że kolejny dzień przebiegł zgodnie z planem. Tak, to może być najtrudniejsza część do wdrożenia. Jeśli tak właśnie uważasz, zajrzyj do tekstu: Jak być konsekwentnym?
Chcesz wiedzieć więcej?
Zajrzyj do artykułu: Jak zarządzasz swoim czasem?
